Evotec AG
Hamburg
– ISIN DE 000 566 480 9 –
– WKN 566 480 –
Wir laden unsere Aktionäre ein zu der am Mittwoch, dem 12. Juni 2013, um 10.00 Uhr, im Radisson Blu Hotel, Hamburg Airport,
Flughafenstraße 1-3, D-22335 Hamburg, stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung 2013.
Die Tagesordnung und die Beschlussvorschläge lauten wie folgt:
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1.
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses der Evotec AG zum 31.
Dezember 2012, der Lageberichte für die Evotec AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 2012, des Berichts des Aufsichtsrats
und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 12. März 2013 gebilligt und
den Jahresabschluss damit festgestellt. Somit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Die vorgenannten Unterlagen
sind der Hauptversammlung, ohne dass es nach dem Aktiengesetz einer Beschlussfassung bedarf, zugänglich zu machen. Die Aktionäre
haben auf der Hauptversammlung im Rahmen ihres Auskunftsrechts die Gelegenheit, Fragen hierzu zu stellen.
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2.
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2012
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2012 Entlastung zu erteilen.
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3.
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2012
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2012 Entlastung zu erteilen.
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4.
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Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2013
Gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Ludwig-Erhard-Straße 11-17, 20459 Hamburg, zum Abschluss-, zum Konzernabschlussprüfer und – sofern diese durchgeführt wird
– zum Prüfer für die prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten für das Geschäftsjahr 2013 zu bestellen.
Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehene Erklärung
der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.
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5.
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Nachwahl zum Aufsichtsrat
Der Aufsichtsratsvorsitzende, Herr Dr. Flemming Ørnskov, hat der Gesellschaft fristgerecht gem. § 8 Abs. 6 der Satzung mitgeteilt,
sein Amt als Aufsichtsrat sowie als Aufsichtsratsvorsitzender mit Wirkung ab der Beendigung der Hauptversammlung am 12. Juni
2013 niederzulegen.
Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung aus sechs Mitgliedern zusammen,
die von der Hauptversammlung gewählt werden. § 1 DrittelbG findet keine Anwendung. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge
nicht gebunden.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, gemäß § 8 Abs. 5 der Satzung für den Rest der Amtszeit des ausscheidenden Mitglieds, also für
die Dauer ab Beendigung diese Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr
2013 der Gesellschaft beschließt, die folgende Person in den Aufsichtsrat zu wählen:
Dr. Claus Braestrup
, wohnt in Kopenhagen, Dänemark, ist selbständiger Berater.
Herr Dr. Braestrup ist ehemaliger President und CEO sowie Leiter für Forschung und Entwicklung von H. Lundbeck A/S. Zuvor
war er bei Novo Nordisk A/S als Vice President für pharmazeutische Forschung, als President der CNS-Abteilung sowie als President
der Abteilung Diabetes Care tätig. Bei der Schering AG arbeitete er als Leiter für präklinische Wirkstoffforschung und bei
Ferrosan A/S in der Wirkstoffforschung.
Dr. Braestrup hat folgende weitere Aufsichtsratsmandate sowie Mandate in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien
inne:
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Vorsitzender des Aufsichtsrats der Aniona ApS mit Sitz in Farum, Dänemark,
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–
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Mitglied des Aufsichtsrats der börsennotierten Bavarian Nordic A/S mit Sitz in Kvistgard, Dänemark,
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Mitglied des Aufsichtsrats der Santaris Pharma A/S mit Sitz in Hørholm, Dänemark,
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–
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Mitglied des Aufsichtsrats der börsennotierten Evolva Holding SA mit Sitz in Reinach, Schweiz und
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Mitglied des Aufsichtsrats der Gyros AB mit Sitz in Uppsala, Schweden.
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Dr. Braestrup ist 1945 geboren und dänischer Staatsbürger. Dr. Braestrup hat einen Master in Chemischer Verfahrenstechnik
sowie in Biochemie. Desweiteren ist er Doktor der Medizin und war Lehrbeauftragter für Neurowissenschaften an der Universität
von Kopenhagen.
Die besonderen Fähigkeiten im Bereich der Wirkstoffforschung sowie die umfangreiche Erfahrung von Dr. Braestrup, die er sich
in leitenden Funktionen bei öffentlich gehandelten, internationalen Pharmaunternehmen angeeignet hat, sind für seine Aufgaben
im Aufsichtsrat des Unternehmens von großem Wert.
Nach Ansicht des Aufsichtsrats bestehen bei Herrn Dr. Braestrup keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Evotec
AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der Evotec AG oder einem wesentlich an der Evotec AG beteiligten Aktionär, die
nach Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 15. Mai 2012 (DCGK) offenzulegen wären, oder
Hinweise auf einen Interessenskonflikt im Sinne der Ziffer 5.5 DCGK oder eine fehlende Unabhängigkeit im Sinne der Ziffer
5.4.2 DCGK.
Der Aufsichtsrat hat bei dem vorgeschlagenen Kandidaten die von ihm entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Corporate
Governance Kodex festgesetzten Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats berücksichtigt.
Dem Votum des Aufsichtsrat in seiner bisherigen Besetzung folgend, ist vorgesehen, dass nach dem Ausscheiden von Herrn Dr.
Flemming Ørnskov Herr Dr. Walter Wenninger zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats und Herr Roland Oetker zu seinem Stellvertreter
gewählt werden.
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6.
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Beschlussfassung über eine Änderung der Satzung in § 12 (Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats)
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
§ 12 Absätze 1 bis 6 der Satzung in der bisherigen Fassung werden aufgehoben und durch folgende Absätze 1 bis 5 ersetzt:
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‘(1)
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Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer nachgewiesenen Auslagen sowie der etwa auf ihre Vergütung
und Auslagen zu entrichtenden Umsatzsteuer für jedes Geschäftsjahr, beginnend mit dem Geschäftsjahr 2013, eine feste Vergütung
nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen.
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(2)
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Die feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare jährliche Vergütung beträgt Euro 25.000 je Aufsichtsratsmitglied. Der
Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Dreifache, sein Stellvertreter das Zweifache dieses Betrages. Mitglieder von Ausschüssen
des Aufsichtsrats erhalten je Ausschuss-Mitgliedschaft Euro 3.750; der Vorsitzende eines Ausschusses erhält jeweils Euro 20.000.
Die vorstehenden Beträge für Funktionen in Ausschüssen setzen voraus, dass der betreffende Ausschuss im Geschäftsjahr getagt
hat.
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(3)
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Besteht die Mitgliedschaft im Aufsichtsrat nicht während des gesamten Geschäftsjahres, erhält das betreffende Aufsichtsratsmitglied
die Vergütung zeitanteilig. Übt ein Mitglied des Aufsichtsrats eine mit einer erhöhten Vergütung verbundene Funktion nicht
während des gesamten Geschäftsjahres aus, findet in Ansehung des mit der betreffenden Funktion verbundenen Teils der Vergütung
der vorstehende Satz entsprechende Anwendung.
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(4)
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Die Gesellschaft versichert auf ihre Kosten die Mitglieder des Aufsichtsrats gegen zivil- und strafrechtliche Inanspruchnahme
im Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Mandate in einer angemessenen Höhe (D&O Versicherung) und übernimmt die Kosten der
mit einer solchen Inanspruchnahme im Zusammenhang stehenden Rechtsverteidigung sowie der auf diese Kostenübernahme etwa anfallenden
Steuern.
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(5)
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Soweit Mitglieder des Aufsichtsrats gemäß den Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex die für ihre Aufgaben erforderlichen
Aus- und Fortbildungsmaßnahmen wahrnehmen, erstattet ihnen die Gesellschaft die dadurch anfallenden Kosten.’
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Freiwilliger Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung zu Punkt 6 der Tagesordnung:
Die Summe der an die Mitglieder des Aufsichtsrats zu zahlenden festen Vergütung (ehemals § 12 Abs. 2 und 3 der Satzung) bleibt
unverändert, während die bislang zusätzlich ausgelobte erfolgsorientierte Vergütung ersatzlos gestrichen wird (ehemals § 12
Abs. 4 der Satzung).
Nach Ansicht der Gesellschaft ist eine reine Festvergütung besser geeignet, der vom Unternehmenserfolg unabhängigen Beratungs-
und Kontrollfunktion des Aufsichtsrats gerecht zu werden, da sie die Unabhängigkeit des Aufsichtsrats unterstreicht. Dementsprechend
haben immer mehr der 30 DAX-Unternehmen die Aufsichtsratsvergütung auf eine reine Festvergütung umgestellt. Eine reine Festvergütung
steht in Einklang mit dem Deutschen Corporate Governance Kodex. Die Regierungskommission hat explizit, die zuvor in Ziff.
5.4.6 Abs. 2 DCGK in der Fassung vom 26. Mai 2010 ausgesprochene Empfehlung zur (teilweise) erfolgsorientierten Vergütung
von Aufsichtsräten in der letzten Fassung vom 15. Mai 2012 wieder zurückgenommen.
Die Umstellung der festen Vergütung von einer gemischten Vergütung – teilweise in Geld und teilweise in Aktien – auf eine
reine Barvergütung folgt ebenfalls einem Trend innerhalb der Index-gelisteten Aktiengesellschaften. Sie reduziert vor allem
die Komplexität der Aufsichtsratsvergütung für die Gesellschaft und vereinfacht den Prozess der Ausschüttung erheblich. Der
Kauf der Aktien durch die Gesellschaft für die aktienbasierte feste Aufsichtsratsvergütung (ehemals § 12 Abs. 3 der Satzung)
nach einem fest zu ermittelnden Schlüssel und die Übertragung an die jeweiligen Aufsichtsräte neben der zu zahlenden Barvergütung
bedeutet einen nicht unerheblichen zusätzlichen Aufwand für die Verwaltung der Gesellschaft. Zudem wirft diese Form der Vergütung
immer wieder Fragen hinsichtlich des richtigen Zeitpunktes für den Aktienkauf, der Berücksichtigung von möglichen Insiderinformationen
oder sonstigen Kenntnissen auf. Bei einer reinen Barvergütung werden diese Risiken eliminiert und der Verwaltungsaufwand erheblich
reduziert.
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7.
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Beschlussfassung über weitere Satzungsänderungen
Die Verwaltung hat die Satzung der Gesellschaft einem Vergleich mit anderen Index-gelisteten Aktiengesellschaften unterzogen
und dabei festgestellt, dass einige Regelungen in der Satzung erheblich vereinfacht werden können. Die Satzung soll daher
an die allgemein üblichen Regelungen angepasst werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
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a)
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§ 8 Abs. 2 der Satzung (Zusammensetzung des Aufsichtsrats) wird ersatzlos aufgehoben. Die nachfolgenden Absätze 3 bis 6 bisheriger
Fassung werden zu § 8 Abs. 2 bis 5 der Satzung neuer Fassung.
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b)
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§ 8 Abs. 6 der Satzung (Amtsniederlegung des Aufsichtsrat) (künftig: § 8 Abs. 5 der Satzung) wird wie folgt geändert und neu
gefasst:
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‘(5)
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Jedes Mitglied des Aufsichtsrats und jedes Ersatzmitglied kann sein Amt unter Einhaltung einer Frist von vier Wochen auch
ohne Angabe von Gründen durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats oder gegenüber dem Vorstand
niederlegen. Aus wichtigem Grund kann die Niederlegung mit sofortiger Wirkung erfolgen.’
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c)
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§ 9 Abs. 1 der Satzung (Aufsichtsratsvorsitzender und Stellvertreter) wird um folgenden neuen Satz 2 ergänzt:
‘Scheidet der Vorsitzende oder sein Stellvertreter vor Ablauf der Amtszeit aus seinem Amt aus, so hat der Aufsichtsrat eine
Ersatzwahl für die restliche Amtszeit des Ausgeschiedenen vorzunehmen.’
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d)
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§ 10 Abs. 1 Satz 2 der Satzung (Aufsichtsratsvorsitzender und Stellvertreter) wird wie folgt geändert und neu gefasst:
‘Die Einladung erfolgt in schriftlicher Form, fernmündlich, telegrafisch, per Telefax oder mit Hilfe sonstiger Mittel der
elektronischen Kommunikation unter der dem Vorstand zuletzt schriftlich bekanntgegebenen Anschrift. ‘
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e)
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§ 10 Abs. 2 Satz 2 der Satzung (Aufsichtsratsvorsitzender und Stellvertreter) wird wie folgt geändert und neu gefasst:
‘Es sind jedoch auch schriftliche, telefonische, fernschriftliche, per Telefax oder mit Hilfe sonstiger Mittel der elektronischen
Kommunikation durchgeführte Sitzungen und Beschlussfassungen zulässig, wenn der Aufsichtsratsvorsitzende dies für den Einzelfall
bestimmt.’
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f)
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§ 10 Abs. 3 der Satzung (Aufsichtsratsvorsitzender und Stellvertreter) wird wie folgt geändert und neu gefasst:
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‘(3)
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Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder, aus denen er insgesamt zu bestehen hat,
persönlich oder durch schriftliche oder in sonst zulässiger Form erfolgte Stimmabgabe an der Beschlussfassung teilnimmt. Ein
Mitglied des Aufsichtsrats nimmt auch an der Beschlussfassung teil, wenn es sich bei der Abstimmung der Stimme enthält.’
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g)
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In Abschnitt IV. der Satzung (Aufsichtsrat) wird folgender neuer § 13 der Satzung (Vertraulichkeit) eingefügt wie folgt:
Die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, die den Aufsichtsratsmitgliedern
durch ihre Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt werden, gegenüber Dritten Stillschweigen zu bewahren. Diese Verpflichtung besteht
auch nach Beendigung des Amts als Aufsichtsratsmitglied.’
Entsprechend werden § 13 (Ort, Einberufung und Teilnahmerecht), § 14 (Leitung der Hauptversammlung, Übertragung), § 15 (Beschlussfassung
in der Hauptversammlung), § 16 (Wissenschaftlicher Beirat), § 17 (Rechnungslegung und Gewinnverwendung), § 18 (Änderungen
der Fassung dieser Satzung) und § 19 (Gründungsaufwand) bisheriger Fassung zu §§ 14 bis 20 der Satzung neuer Fassung bei im
Übrigen unverändertem Wortlaut, sofern sich nicht aus den im folgenden vorgeschlagenen Satzungsänderungen etwas anderes ergibt.
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h)
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§ 13 der Satzung (Ort, Einberufung und Teilnahmerecht) (künftig: § 14 der Satzung) wird um einen neuen Absatz 7 wie folgt
ergänzt:
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‘(7)
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Der Vorstand wird ermächtigt zu bestimmen, dass Aktionäre ihre Stimmen auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, schriftlich
oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Er kann die Einzelheiten des Verfahrens regeln. Für
den Fall, dass eine Briefwahl vorgesehen wird, werden die Einzelheiten mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht.’
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i)
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§ 15 Abs. 2 der Satzung (Beschlussfassung in der Hauptversammlung) (künftig: § 16 Abs. 2 der Satzung) wird um folgenden neuen
Satz 4 ergänzt:
‘§ 135 AktG bleibt unberührt.’
Der bisherige Satz 4 wird zum Satz 5.
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j)
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§ 15 Abs. 3 der Satzung (Beschlussfassung in der Hauptversammlung) (künftig: § 16 Abs. 3 der Satzung) wird wie folgt geändert
und neu gefasst:
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‘(3)
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Die Beschlüsse der Hauptversammlung werden mit einfacher Stimmenmehrheit und, soweit eine Kapitalmehrheit erforderlich ist,
mit einfacher Kapitalmehrheit gefasst, falls nicht das Gesetz oder die Satzung zwingend etwas anderes vorschreibt.’
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k)
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Abschnitt VI. der Satzung und § 16 der Satzung bisheriger Fassung (Wissenschaftlicher Beirat) werden ersatzlos aufgehoben.
Die nachfolgenden Abschnitte VII. (Rechnungslegung und Gewinnverwendung) und VIII. (Schlussbestimmungen) der Satzung bisheriger
Fassung werden zu Abschnitten VI. (Rechnungslegung) und VII. (Schlussbestimmungen) der Satzung neuer Fassung. Aufgrund der
vorgeschlagenen Einfügung des neuen § 13 der Satzung (siehe oben Tagesordnungspunkt 7 (g)) bleiben §§ 17 (Rechnungslegung
und Gewinnverwendung), 18 (Änderungen der Fassung dieser Satzung) und 19 (Gründungsaufwand) §§ 17 bis 19 der Satzung neuer
Fassung, § 17 wie unter Tagesordnungspunkt 7 (l) vorgeschlagen und §§ 18 und 19 bei im Übrigen unverändertem Wortlaut.
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l)
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§ 17 Abs. 1 bis 4 der Satzung (Rechnungslegung und Gewinnverwendung) werden aufgehoben und durch die folgenden neuen Absätze
1 bis 3 ersetzt:
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‘(1)
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Der Vorstand hat innerhalb der gesetzlichen Fristen den Jahresabschluss (Bilanz nebst Gewinn- und Verlustrechnung) und den
Lagebericht sowie den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen und unverzüglich
dem Aufsichtsrat und dem Abschlussprüfer vorzulegen. Zugleich hat der Vorstand dem Aufsichtsrat den Vorschlag vorzulegen,
den er der Hauptversammlung für die Verwendung des Bilanzgewinns machen will.
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(2)
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Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie den
Konzernabschluss und den Konzernlagebericht zu prüfen und über das Ergebnis seiner Prüfung schriftlich an die Hauptversammlung
zu berichten. Er hat seinen Bericht innerhalb eines Monats, nachdem ihm die Vorlagen zugegangen sind, dem Vorstand zuzuleiten.
Am Schluss des Berichts hat der Aufsichtsrat zu erklären, ob er den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss
billigt. Billigt der Aufsichtsrat nach Prüfung den Jahresabschluss, ist dieser festgestellt.
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(3)
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Die Hauptversammlung beschließt über die Verwendung des sich aus dem festgestellten Jahresabschluss ergebenden Bilanzgewinns.’
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Der bisherige Absatz 5 wird zu Absatz 4.
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Vorlagen an die Aktionäre
Vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an liegen in den Geschäftsräumen der Evotec AG, Essener Bogen 7, 22419
Hamburg, folgende Unterlagen zur Einsicht der Aktionäre während der üblichen Geschäftszeiten aus und sind ab diesem Zeitpunkt
im Internet unter http://www.evotec.com in der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’ zugänglich:
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Die in Punkt 1 der Tagesordnung genannten Unterlagen;
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Der freiwillige Bericht des Vorstands zu Punkt 6 der Tagesordnung;
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Eine Synopse der Satzung der Gesellschaft, die die zu den Punkten 6 und 7 der Tagesordnung vorgeschlagenen Satzungsänderungen
gegenüber der geltenden Satzung anzeigt.
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Auf Wunsch wird jedem Aktionär von der Gesellschaft unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen
erteilt. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen bzw. zugänglich sein.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft Euro 118.546.839,00. Es ist eingeteilt
in 118.546.839 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.
Damit beträgt die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 118.546.839
Aktien und Stimmrechte. Es bestehen keine unterschiedlichen Gattungen von Aktien. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung
der Hauptversammlung Stück 766.171 eigene Aktien. Aus diesen stehen ihr keine Rechte zu.
Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung ist gemäß § 13 der Satzung
jeder Aktionär berechtigt, der sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) unter Angabe der
Stückzahl der Aktien, auf welche sich die Anmeldung bezieht, anmeldet und der seine Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und zur Ausübung des Stimmrechts durch einen in Textform (§ 126b BGB) erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende
Institut nachweist. Die Anmeldung und der Nachweis müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein und der Gesellschaft
bei der nachfolgend genannten Stelle unter der angegebenen Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse (die
Anmeldeadresse
) spätestens bis zum
5. Juni 2013, 24.00 Uhr
zugehen:
Evotec AG
c/o Deutsche Bank AG
Securities Production
General Meetings
Postfach 20 01 07
60605 Frankfurt am Main
Telefax: +49 69 12012-86045
E-Mail: WP.HV@Xchanging.com
Der besondere Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung,
mithin den
22. Mai 2013, 0.00 Uhr
(der
Nachweisstichtag
) beziehen.
Nach Eingang der Anmeldung sowie des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die
Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig
für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die zugeschickten bzw. am Versammlungsort
hinterlegten Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der
Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts.
Registrierte Inhaber von American Depositary Receipts (ADRs) erhalten die Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung
von der JPMorgan Chase & Co., Box 64504, St. Paul, MN 55164-0504, USA (jpmorgan.adr@wellsfargo.com). Bei Fragen zur Stimmrechtsausübung
wenden Sie sich bitte an die JPMorgan Chase Co., Tel 800.990.1135 (innerhalb der USA) oder + 1.651.453 2128 (von außerhalb
der USA).
Bedeutung des Nachweisstichtags
Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär
nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich
nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit
des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag
ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich;
d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf
den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag
noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen
sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Die Aktionäre werden darauf hingewiesen, dass ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, auch durch
ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden kann. Auch in diesem Fall muss sich der Aktionär
wie zuvor beschrieben fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und seinen Anteilsbesitz fristgerecht nachweisen. Bevollmächtigt
ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform
(§ 126b BGB), es sei denn, die Vollmachtserteilung erfolgt an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder an eine andere
der in § 135 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen. Für die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung
oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden
gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten
Form der Vollmacht abzustimmen.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung
die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post, Telefax oder E-Mail verwenden
Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter bitte die nachfolgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse:
Evotec AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 655
E-Mail: evotec@better-orange.de
Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft
erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf
einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt
werden.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht und etwaigen Weisungen
das Formular zu verwenden, das die Gesellschaft hierfür bereithält. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen
mit der Eintrittskarte zugesendet. Es kann zudem unter der vorstehenden Adresse postalisch, per Telefax oder per E-Mail angefordert
werden und ist im Internet unter http://www.evotec.com in der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’ zugänglich.
Als Service bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls
unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig anmelden. Mit der Eintrittskarte erhalten unsere Aktionäre
weitere Informationen zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft sowie ein entsprechendes Formular zur
Vollmachts- und Weisungserteilung. Es kann zudem unter der vorstehenden Adresse postalisch, per Telefax oder per E-Mail angefordert
werden und ist im Internet unter http://www.evotec.com in der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’ zugänglich.
Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle Weisungen
für die Ausübung des Stimmrechts zu den Beschlussvorschlägen der Verwaltung erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ohne Weisungen werden sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse,
zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, werden aus organisatorischen
Gründen gebeten, die Vollmachten nebst Weisungen spätestens bis zum Ablauf des 11. Juni 2013 (Zugang) per Post, Telefax oder
E-Mail unter der vorstehenden Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse oder elektronisch per Internet unter http://www.evotec.com
in der Rubrik ‘Investoren’ ‘Termine/Hauptversammlung’ unter dem Punkt ‘Stimmrechtsvertretung’ zu übermitteln.
Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären und Aktionärsvertretern
an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen.
Informationen zur Stimmrechtsvertretung stehen unseren Aktionären auch unter der Internetadresse http://www.evotec.com in
der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’ zur Verfügung. Persönliche Auskunft erhalten unsere Aktionäre werktäglich
zwischen 9.00 Uhr und 17.00 Uhr unter der Telefon-Nummer +49 (0) 89 / 889 690 620.
Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG
Recht auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den anteiligen Betrag von Euro 500.000 (entspricht Stück 500.000 Aktien) des Grundkapitals
erreichen (die
Mindestbeteiligung
), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Die Mindestbeteiligung muss
der Gesellschaft nachgewiesen werden, wobei eine Vorlage von Bankbescheinigungen genügt. Die Antragsteller haben ferner nachzuweisen,
dass sie seit mindestens drei Monaten Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur (ggf. gerichtlichen) Entscheidung
über das Verlangen halten (siehe §§ 122 Abs. 1 und 2 i.V.m. § 142 Abs. 2 Satz 2 AktG).
Das Verlangen ist schriftlich an die durch den Vorstand vertretene Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand der
Tagesordnung eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Ergänzungsverlangen kann auch auf einen beschlusslosen
Diskussionspunkt zielen. Es muss der Gesellschaft spätestens bis zum
12. Mai 2013, 24.00 Uhr,
zugehen. Wir bitten, entsprechende Verlangen an folgende Adresse zu senden:
Evotec AG
– Vorstand –
Essener Bogen 7
22419 Hamburg
Deutschland
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden, soweit sie nicht bereits mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt
gemacht wurden, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung
zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.
Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.evotec.com in der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Gegenanträge von Aktionären nach § 126 Abs. 1 AktG
Aktionäre sind berechtigt, Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der
Tagesordnung zu stellen. Etwaige Gegenanträge müssen der Gesellschaft schriftlich, per Telefax oder E-Mail spätestens bis
zum
28. Mai 2013, 24.00 Uhr
mit Begründung ausschließlich unter der folgenden Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugegangen sein:
Evotec AG
Rechtsabteilung
Essener Bogen 7
22419 Hamburg
Deutschland
Telefax: +49 (0)40 / 560 81 333
E-Mail: hauptversammlung@evotec.com
Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären werden einschließlich
des Namens des Aktionärs und einer Begründung des Antrags unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter http://www.evotec.com
in der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’ zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung hierzu
werden ebenfalls unter dieser Internetadresse zugänglich gemacht. Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner
Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil
der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines
Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG
Aktionäre sind ferner berechtigt, Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern zu unterbreiten.
Für sie gilt die vorstehende Regelung zu Gegenanträgen sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet zu
werden braucht. Über die vorgenannten Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht der Wahlvorschlag auch dann
nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort der zur Wahl vorgeschlagenen
Aufsichtsratsmitglieder bzw. des Prüfers enthält und bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht die Mitgliedschaft
in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten beigefügt ist.
Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind,
in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden.
Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft
verlangen, soweit diese Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht
erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen und
die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung
grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.
Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 der Satzung ist der Versammlungsleiter ermächtigt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich
angemessen zu beschränken. Außerdem ist der Vorstand berechtigt, in bestimmten, im Aktiengesetz abschließend geregelten Fällen
(§ 131 Abs. 3 AktG) die Auskunft zu verweigern, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung
geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen.
Erläuterungen zu den Antragsrechten (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Abs. 1 AktG) und Auskunftsrechten (§ 131 AktG) der Aktionäre
können auch im Internet unter http://www.evotec.com in der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’ eingesehen werden.
Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Es ist vorgesehen, die Eröffnung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden
für jedermann am 12. Juni 2013 ab 10.00 Uhr live im Internet zu übertragen und sie auch nach der Hauptversammlung als Aufzeichnung
zur Verfügung zu stellen.
Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft
Die Informationen nach § 124a AktG zur Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.evotec.com
in der Rubrik ‘Investoren’, ‘Termine/Hauptversammlung’. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben
Internetadresse bekannt gegeben.
Hamburg, im Mai 2013
Evotec AG
Der Vorstand
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