Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Hamburg
A-Aktien
ISIN: DE000A0S8488
WKN: A0S848
S-Aktien
(nicht zum Börsenhandel zugelassen)
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am 11. Juni 2015
Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,
wir laden Sie ein zur ordentlichen Hauptversammlung der Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft am Donnerstag, dem
11. Juni 2015, um 10:00 Uhr (Einlass ab 9:00 Uhr), im CCH – Congress Center Hamburg, Saal 1, Am Dammtor/Marseiller Straße
2 in 20355 Hamburg.
TAGESORDNUNG
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1.
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft und des vom Aufsichtsrat
gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2014, des zusammengefassten Lageberichts der Hamburger Hafen und Logistik
Aktiengesellschaft und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2014, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts
des Vorstands zu den Angaben gemäß § 289 Abs. 4, Abs. 5 und § 315 Abs. 4 des Handelsgesetzbuchs
Die zu Punkt 1 der Tagesordnung vorgelegten Unterlagen können von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite
der Gesellschaft unter der Internetadresse www.hhla.de/hauptversammlung eingesehen werden. Gleiches gilt für den Vorschlag
des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung am 11. Juni 2015 zugänglich
sein. Es ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Punkt 1 der Tagesordnung vorgesehen. Der Aufsichtsrat hat den
vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss nach §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der Jahresabschluss ist
damit nach § 172 AktG festgestellt.
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2.
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Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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‘Der Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2014 in Höhe von insgesamt EUR 233.971.891,95 (von dem ein Teilbetrag in Höhe von EUR
212.936.837,97 auf die A-Sparte und ein Teilbetrag in Höhe von EUR 21.035.053,98 auf die S-Sparte entfällt) ist wie folgt
zu verwenden:
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a)
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Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,52 je dividendenberechtigte A-Aktie (70.048.834 dividendenberechtigte Stückaktien)
sowie von EUR 1,50 je dividendenberechtigte S-Aktie (2.704.500 dividendenberechtigte Stückaktien); damit werden auf alle A-Aktien
insgesamt EUR 36.425.393,68 und auf alle S-Aktien insgesamt EUR 4.056.750,00, mithin auf sämtliche Aktien insgesamt EUR 40.482.143,68
ausgeschüttet.
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b)
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Vortrag des auf die A-Sparte entfallenden Restbetrags in Höhe von EUR 176.511.444,29 sowie des auf die S-Sparte entfallenden
Restbetrags in Höhe von EUR 16.978.303,98 jeweils auf neue Rechnung.’
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3.
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2014
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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‘Den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird Entlastung für diesen Zeitraum erteilt.’
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4.
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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‘Den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird Entlastung für diesen Zeitraum erteilt.’
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5.
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Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2015
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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‘Die Ernst & Young GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses und des
Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2015 und zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Abschlusses und des Zwischenlageberichts
für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2015 gewählt.’
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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 72.753.334,00, eingeteilt
in 72.753.334 Stückaktien, davon 70.048.834 A-Aktien und 2.704.500 S-Aktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl
der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien und Stimmrechte beträgt somit 72.753.334.
Teilnahme an der Hauptversammlung und Stimmrecht
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 19 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft
die Aktionäre berechtigt, die sich so angemeldet haben, dass ihre Anmeldung spätestens bis zum Ablauf des
Donnerstag, 4. Juni 2015
(24:00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen ist, und für die die angemeldeten Aktien am Tag der Hauptversammlung im
Aktienregister eingetragen sind. Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können sich schriftlich (§ 126 BGB) oder
in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache bei der Gesellschaft anmelden.
Die Anmeldung kann unter der Anschrift:
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Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
c/o HV AG
Jakob-Oswald-Straße 22
92289 Ursensollen
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oder unter der Telefax-Nummer
oder unter der E-Mail-Adresse
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eintrittskarte@anmeldung-hv.de
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oder
per Internet gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren unter
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www.hhla.de/hauptversammlung
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erfolgen.
Aktionäre, die das Internetportal nutzen möchten, benötigen hierfür ihre Aktionärsnummer und das zugehörige Zugangspasswort.
Sie erhalten diese Informationen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung, das ihnen per Post zugeht.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen
ist.
Für die Ausübung von Teilnahme- und Stimmrechten ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand
maßgeblich. Löschungen und Neueintragungen im Aktienregister finden vom 5. Juni 2015 bis zum 11. Juni 2015 (Tag der Hauptversammlung)
nicht statt.
Die Aktien werden durch die Anmeldung und/oder den Umschreibestopp nicht gesperrt; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien
auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 4. Juni 2015
(sog. Technical Record Date) bei der Gesellschaft eingehen, können allerdings Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen Aktien
nicht ausüben, soweit sie sich nicht zur Ausübung von Stimmrechten oder sonstigen Teilnahmerechten bevollmächtigen lassen.
In diesen Fällen bleiben Teilnahme- und Stimmrechte bis zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär.
Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge
rechtzeitig zu stellen.
Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und andere geschäftsmäßig handelnde Personen nach § 135 Abs. 1 und 8 AktG oder nach
§ 135 Abs. 10 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG, Kreditinstituten gleichgestellte Institute und Unternehmen dürfen das Stimmrecht für
Namensaktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Vollmacht
ausüben. Einzelheiten zu dieser Vollmacht finden sich in § 135 AktG.
Nach Eingang der Anmeldung werden den zur Teilnahme berechtigten Aktionären oder Bevollmächtigten Eintrittskarten für die
Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst
frühzeitig für die Anmeldung Sorge zu tragen.
Stimmabgabe durch Briefwahl
Im Aktienregister der Gesellschaft eingetragene Aktionäre können ihre Stimme auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen
per Briefwahl abgeben. Zur Stimmabgabe per Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig angemeldet
sind (Einzelheiten siehe oben unter ‘Teilnahme an der Hauptversammlung und Stimmrecht’). Maßgeblich für die Stimmrechtsausübung
im Wege der Briefwahl ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister verzeichnete Aktienbestand, der dem Bestand am
Ende der Anmeldefrist entspricht, da Anträge zur Umschreibung des Aktienregisters in der Zeit vom 5. Juni 2015 bis einschließlich
zum 11. Juni 2015 erst mit Wirkung zum 12. Juni 2015 bearbeitet und berücksichtigt werden.
Die Stimmabgabe per Briefwahl kann gleichzeitig mit der Anmeldung entweder auf dem der Einladung zur Hauptversammlung beigelegten
Formular oder durch Nutzung des Internetportals der Gesellschaft unter der Internetadresse www.hhla.de/hauptversammlung erfolgen.
Nach der Anmeldung kann die Briefwahl auch auf der den Aktionären postalisch zugestellten Eintritts- und HV-Karte erfolgen.
Durch Briefwahl abgegebene Stimmen, ihr Widerruf bzw. eventuelle Änderungen abgegebener Briefwahlstimmen müssen der Gesellschaft
spätestens bis zum Ablauf des
Dienstag, 9. Juni 2015
(24:00 Uhr MESZ), zugehen unter:
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Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
c/o HV AG
Jakob-Oswald-Straße 22
92289 Ursensollen
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oder per Telefax an: +49 (0) 9621 89780 51
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oder per E-Mail an: eintrittskarte@anmeldung-hv.de
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oder durch Nutzung des Internetportals der Gesellschaft unter der Internetadresse
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www.hhla.de/hauptversammlung.
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Auch nach der erfolgten Stimmabgabe per Briefwahl sind die Aktionäre weiterhin zur Teilnahme und Stimmrechtsausübung berechtigt.
Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt als Widerruf der
zuvor abgegebenen Briefwahlstimmen.
Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellte Personen können sich
der Briefwahl bedienen.
Weitere Informationen zur Stimmabgabe per Briefwahl finden sich in den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden, sowie
auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.hhla.de/hauptversammlung.
Stimmrechtsvertretung
Im Aktienregister eingetragene und rechtzeitig angemeldete Aktionäre (Einzelheiten siehe oben unter ‘Teilnahme an der Hauptversammlung
und Stimmrecht’), die keine Stimmabgabe durch Briefwahl ausüben und nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten,
können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Vereinigung
von Aktionären oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung
oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen bevollmächtigt wird, muss die Vollmacht in Textform erteilt werden.
Gleiches gilt für den Nachweis der Vollmacht und einen eventuellen Widerruf der Vollmacht. Die Erklärung der Erteilung der
Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten erfolgen oder gegenüber der Gesellschaft.
Aktionäre können für die Vollmachtserteilung gleichzeitig mit der Anmeldung entweder das ihnen mit der Einladung übersandte
Formular oder das Internetportal der Gesellschaft unter der Internetadresse www.hhla.de/hauptversammlung nutzen. Nach der
Anmeldung können sie auch den Vollmachtsabschnitt auf der Rückseite der ihnen übersandten Eintritts- und HV-Karte verwenden.
Möglich ist zudem, dass angemeldete Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen; ein entsprechendes Vollmachtsformular
ist im Internet unter www.hhla.de/hauptversammlung zu finden. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten
Vollmacht sollte aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des
Dienstag, 9. Juni 2015
(24:00 Uhr MESZ), der Gesellschaft zugehen unter:
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Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
c/o HV AG
Jakob-Oswald-Straße 22
92289 Ursensollen
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oder per Telefax an: +49 (0) 9621 89780 51
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oder per E-Mail an: eintrittskarte@anmeldung-hv.de
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oder durch Nutzung des Internetportals der Gesellschaft unter der Internetadresse
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www.hhla.de/hauptversammlung.
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Ansonsten kann der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht auch dadurch geführt werden, dass dieser
die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist.
Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder einer von § 135 Abs. 8 AktG erfassten Aktionärsvereinigung oder Person
oder eines nach § 135 Abs. 10 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituts oder Unternehmens sowie für den Widerruf
und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem
solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Ist ein Kreditinstitut im Aktienregister eingetragen, so kann dieses das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur
aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.
Als zusätzlichen Service bieten wir unseren Aktionären, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, an, sich durch von der Gesellschaft
benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter der
Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Soweit eine ausdrückliche
und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten.
Die Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind in Textform unter Nutzung der oben beschriebenen
Möglichkeiten an die ebenfalls oben genannte Anschrift zu richten. Zudem können die Aktionäre zur Vollmachts- und Weisungserteilung
an die Stimmrechtsvertreter das genannte Internetportal der Gesellschaft nutzen. Die Übermittlung der Vollmacht nebst Weisungen
ist nur bis zum Ablauf des
Dienstag, 9. Juni 2015
(24:00 Uhr MESZ), möglich.
Für Aktionäre oder Aktionärsvertreter besteht auch am Tag der Hauptversammlung bei vorzeitigem Verlassen der Hauptversammlung
die Möglichkeit, Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu erteilen; dies ist aus organisatorischen
Gründen jedoch nur bis zum Abschluss der Generaldebatte möglich. Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten
Dritten an der Hauptversammlung gilt als Widerruf der zuvor erteilten Vollmachten und Weisungen.
Weitere Informationen zur Anmeldung und zur Erteilung von Vollmachten finden sich in den Unterlagen, die den Aktionären übersandt
werden. Sie sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.hhla.de/hauptversammlung zugänglich gemacht.
Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG
Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von
EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein
solches Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens 30 Tage
vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens
bis zum Ablauf des
Montag, 11. Mai 2015
(24:00 Uhr MESZ), zugehen.
Wir bitten solche Verlangen an folgende Adresse zu richten:
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Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Recht und Versicherungen
Bei St. Annen 1
20457 Hamburg
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Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Im Übrigen wird auf die Voraussetzungen
von § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1, § 142 Abs. 2 Satz 2 und § 70 AktG verwiesen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge im Sinne von § 126 AktG gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten
Punkt der Tagesordnung stellen. Sie können auch Vorschläge im Sinne von § 127 AktG zur Wahl von Abschlussprüfern machen. Die
Gesellschaft macht Gegenanträge und Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung (nur bei Gegenanträgen
erforderlich) und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse
www.hhla.de/hauptversammlung zugänglich, wenn ihr die Gegenanträge mit einer Begründung oder die Wahlvorschläge mindestens
14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also
spätestens bis zum Ablauf des
Mittwoch, 27. Mai 2015
(24:00 Uhr MESZ), unter der nachstehend angegebenen Adresse zugegangen sind:
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Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Recht und Versicherungen
Bei St. Annen 1
20457 Hamburg
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oder per Telefax an: +49 (0) 40 3088 553237
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oder per E-Mail an: gegenantraege@hhla.de
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Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Auskunftsrechte der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft
verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (vgl. § 131 Abs.
1 AktG). Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem
verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen
sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.
Aufzeichnung der Hauptversammlung
Die Rede des Vorstandsvorsitzenden wird in Bild und Ton von der Gesellschaft sowie ggf. den zugelassenen Vertretern der Presse
aufgezeichnet. Sie wird dann nach der Hauptversammlung als Aufzeichnung im Internet unter www.hhla.de/hauptversammlung zur
Verfügung stehen.
Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft
Die Informationen nach § 124a AktG, insbesondere die Einberufung der Hauptversammlung und die zugänglich zu machenden Unterlagen
und Anträge von Aktionären, weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und
131 Abs. 1 AktG sowie weitere Informationen sind ab Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft
unter www.hhla.de/hauptversammlung abrufbar.
Die zugänglich zu machenden Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung am 11. Juni 2015 zugänglich sein.
Hamburg, im April 2015
Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Der Vorstand
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