M.A.X. Automation AG
Düsseldorf
WKN 658090
ISIN DE0006580905
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden ein zur ordentlichen Hauptversammlung
am Donnerstag, den 10. Juni 2010, 13:00 Uhr
in den Räumen
CCD Ost – Congress Center Düsseldorf
Stockumer Kirchstraße 61,
40474 Düsseldorf
A.) TAGESORDNUNG
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1.
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember
2009, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2009, der
Lageberichte der M.A.X. Automation AG und des Konzerns sowie des Berichts
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2009 und der erläuternden
Berichte des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4 und Abs.
5, 315 Abs. 2 Nr. 5 und Abs. 4 HGB
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2.
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Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
des Geschäftsjahrs 2009
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen
vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2009 in Höhe von EUR 1.339.720,75
wie folgt zu verwenden:
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a)
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Ausschüttung einer Dividende in Höhe von je EUR 0,05 auf insgesamt
26.794.415 dividendenberechtigte Stammaktien (Stückaktien)
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EUR 1.339.720,75
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b)
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Einstellung in die Gewinnrücklagen
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EUR 0,00
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c)
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Gewinnvortrag auf neue Rechnung
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EUR 0,00
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Bilanzgewinn
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EUR 1.339.720,75
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Die Dividende wird am 11. Juni 2010 ausbezahlt.
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3.
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Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für
das Geschäftsjahr 2009
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen
vor, dem Vorstand der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2009 Entlastung
zu erteilen.
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4.
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des
Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2009
Vorstand und
Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2009 Entlastung zu erteilen.
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5.
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Beschlussfassung über die Neuwahl eines Mitglieds des Aufsichtsrats
Herr Prof. Rainer Kirchdörfer hat sein Amt als Mitglied
des Aufsichtsrats der M.A.X. Automation AG mit Wirkung zum Ablauf
des 23. Dezember 2009 niedergelegt. Das zuständige Amtsgericht Düsseldorf
hat Herrn Diplom-Betriebswirt Gerhard Lerch aus Hannover mit Wirkung
ab dem 24. Dezember 2009 als weiteres Mitglied des Aufsichtsrats bestellt.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, den vom Amtsgericht Düsseldorf bereits
bestellten Herrn Gerhard Lerch durch die Hauptversammlung zum Mitglied
des Aufsichtsrates wählen zu lassen.
Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 8 Abs. 1 der Satzung, §§ 96
Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG aus drei Mitgliedern zusammen, die alle von
der Hauptversammlung zu wählen sind. Der Aufsichtsrat schlägt insoweit
vor, folgenden Vertreter der Anteilseigner für die Zeit bis zum Ablauf
der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr
2011 entscheidet (zu diesem Zeitpunkt endet auch die Amtsdauer der
übrigen Aufsichtsratsmitglieder), in den Aufsichtsrat zu wählen:
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–
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Herrn Gerhard Lerch, Diplom-Betriebswirt, Hannover
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Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Vertreter der Anteilseigner
nicht an Wahlvorschläge gebunden.
Herr Gerhard Lerch ist kein Mitglied in anderen gesetzlich zu
bildenden Aufsichtsräten; er ist Mitglied in folgendem vergleichbaren
Kontrollgremium:
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–
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Beirat der Meteor Gummiwerke K. H. Bädje GmbH & Co. KG,
Bockenem
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6.
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Beschlussfassung über die Schaffung eines neuen Genehmigten
Kapitals mit der Möglichkeit der Bar- und Sachkapitalerhöhung, zum
Teil unter Ausschluss des gesetzlichen Bezugsrechts der Aktionäre,
sowie entsprechende Satzungsänderungen
§ 5 Abs. 5a und
Abs. 6 der Satzung enthalten ein Genehmigtes Kapital I und II, die
nach der Hauptversammlung noch im Juni 2010 auslaufen und deshalb
ersetzt werden sollen durch ein neues Genehmigtes Kapital I und II
für wiederum fünf Jahre; die Satzung muss entsprechend angepasst werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgende Beschlüsse
zu fassen:
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a)
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Das in § 5 Abs. 5a der Satzung geregelte Genehmigte Kapital
I und das in § 5 Abs. 6 der Satzung geregelte Genehmigte Kapital II
werden aufgehoben.
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b)
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Der Vorstand wird ermächtigt, in der Zeit bis zum 9. Juni
2015 mit Zustimmung des Aufsichtsrates das Grundkapital der Gesellschaft
einmalig oder mehrfach um bis zu insgesamt EUR 6.698.000,00 durch Ausgabe
neuer stimmberechtigter, auf den Inhaber lautender Stamm-Stückaktien
gegen Bareinlagen zu erhöhen (‘Genehmigtes Kapital I’).
Der
Vorstand wird ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates
einen vom Gesetz abweichenden Beginn der Gewinnberechtigung zu bestimmen
sowie die weiteren Einzelheiten einer Kapitalerhöhung und ihrer Durchführung,
insbesondere den Ausgabebetrag und das für die neuen Aktien zu leistende
Entgelt festzusetzen sowie die Einräumung des Bezugsrechts im Wege
eines mittelbaren Bezugsrechts gemäß § 186 Abs. 5 AktG zu bestimmen.
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c)
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Der Vorstand wird ermächtigt, in der Zeit bis zum 9. Juni
2015 mit Zustimmung des Aufsichtsrates das Grundkapital der Gesellschaft
einmalig oder mehrfach um bis zu insgesamt EUR 6.698.000,00 durch Ausgabe
neuer stimmberechtigter, auf den Inhaber lautender Stamm-Stückaktien
zu erhöhen (‘Genehmigtes Kapital II’). Die Kapitalerhöhungen können
gegen Bareinlagen und/oder Sacheinlagen erfolgen.
Der Vorstand
wird ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates das gesetzliche
Bezugsrecht der Aktionäre für insbesondere folgende Fälle auszuschließen:
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(aa)
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für die aufgrund des Bezugsverhältnisses entstehenden Spitzenbeträge;
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(bb)
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für eine Kapitalerhöhung mit Sacheinlagen zum Erwerb von Unternehmen
oder von Beteiligungen an Unternehmen (auch wenn neben den Aktien
eine Kaufpreiskomponente in bar ausgezahlt wird), wenn der Erwerb
des Unternehmens oder der Beteiligung im wohlverstandenen Interesse
der Gesellschaft liegt;
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(cc)
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für eine Kapitalerhöhung gegen Bareinlage, in Höhe von bis
zu insgesamt 10 % sowohl des im Zeitpunkt des Wirksamwerdens dieser
Ermächtigung als auch des im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung
bestehenden Grundkapitals, sofern der Ausgabebetrag der neuen Aktien
den Börsenpreis der bereits notierten Aktien gleicher Gattung und
Ausstattung nicht wesentlich unterschreitet. Auf diese Begrenzung
auf 10 % des Grundkapitals sind diejenigen Aktien anzurechnen, die
aufgrund einer entsprechenden Ermächtigung der Hauptversammlung gemäß
§ 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG während der Wirksamkeit dieser Ermächtigung
erworben und gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG veräußert
werden, sofern der Ausgabebetrag der neuen Aktien den Börsenpreis
der bereits notierten Aktien gleicher Gattung und Ausstattung nicht
wesentlich unterschreitet.
|
Der Vorstand wird ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates
einen vom Gesetz abweichenden Beginn der Gewinnberechtigung zu bestimmen
sowie die weiteren Einzelheiten einer Kapitalerhöhung und ihrer Durchführung,
insbesondere den Ausgabebetrag und das für die neuen Aktien zu leistende
Entgelt festzusetzen sowie die Einräumung des Bezugsrechts im Wege
eines mittelbaren Bezugsrechts gemäß § 186 Abs. 5 AktG zu bestimmen.
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d)
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§ 5 Abs. 5a der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
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‘(5a) Der Vorstand ist ermächtigt, in der Zeit bis zum
9. Juni 2015 mit Zustimmung des Aufsichtsrates das Grundkapital der
Gesellschaft einmalig oder mehrfach um bis zu insgesamt EUR 6.698.000,00
durch Ausgabe neuer stimmberechtigter, auf den Inhaber lautender Stamm-Stückaktien
gegen Bareinlagen zu erhöhen (‘Genehmigtes Kapital I’).
Der Vorstand ist ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates
einen vom Gesetz abweichenden Beginn der Gewinnberechtigung zu bestimmen
sowie die weiteren Einzelheiten einer Kapitalerhöhung und ihrer Durchführung,
insbesondere den Ausgabebetrag und das für die neuen Aktien zu leistende
Entgelt festzusetzen sowie die Einräumung des Bezugsrechts im Wege
eines mittelbaren Bezugsrechts gemäß § 186 Abs. 5 AktG zu bestimmen.’
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e)
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§ 5 Abs. 6 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
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‘(6) Der Vorstand ist ermächtigt, in der Zeit bis zum 9.
Juni 2015 mit Zustimmung des Aufsichtsrates das Grundkapital der Gesellschaft
einmalig oder mehrfach um bis zu insgesamt EUR 6.698.000,00 durch Ausgabe
neuer stimmberechtigter, auf den Inhaber lautender Stamm-Stückaktien
zu erhöhen (‘Genehmigtes Kapital II’). Die Kapitalerhöhungen können
gegen Bareinlagen und/oder Sacheinlagen erfolgen.
Der
Vorstand ist ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates
das gesetzliche Bezugsrecht der Aktionäre für insbesondere folgende
Fälle auszuschließen:
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–
|
für die aufgrund des Bezugsverhältnisses entstehenden Spitzenbeträge;
|
|
–
|
für eine Kapitalerhöhung mit Sacheinlagen zum Erwerb von
Unternehmen oder von Beteiligungen an Unternehmen (auch wenn neben
den Aktien eine Kaufpreiskomponente in bar ausgezahlt wird), wenn
der Erwerb des Unternehmens oder der Beteiligung im wohlverstandenen
Interesse der Gesellschaft liegt;
|
|
–
|
für eine Kapitalerhöhung gegen Bareinlage, in Höhe von
bis zu insgesamt 10 % sowohl des im Zeitpunkt des Wirksamwerdens dieser
Ermächtigung als auch des im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung
bestehenden Grundkapitals, sofern der Ausgabebetrag der neuen Aktien
den Börsenpreis der bereits notierten Aktien gleicher Gattung und
Ausstattung nicht wesentlich unterschreitet. Auf diese Begrenzung
auf 10 % des Grundkapitals sind diejenigen Aktien anzurechnen, die
aufgrund einer entsprechenden Ermächtigung der Hauptversammlung gemäß
§ 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG während der Wirksamkeit dieser Ermächtigung
erworben und gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG veräußert
werden, sofern der Ausgabebetrag der neuen Aktien den Börsenpreis
der bereits notierten Aktien gleicher Gattung und Ausstattung nicht
wesentlich unterschreitet.
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Der Vorstand ist ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates
einen vom Gesetz abweichenden Beginn der Gewinnberechtigung zu bestimmen
sowie die weiteren Einzelheiten einer Kapitalerhöhung und ihrer Durchführung,
insbesondere den Ausgabebetrag und das für die neuen Aktien zu leistende
Entgelt festzusetzen sowie die Einräumung des Bezugsrechts im Wege
eines mittelbaren Bezugsrechts gemäß § 186 Abs. 5 AktG zu bestimmen.’
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f)
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Der Aufsichtsrat ist ermächtigt, nach vollständiger oder teilweiser
Durchführung der Kapitalerhöhung aus diesem neuen Genehmigten Kapital
I und/oder II oder nach Ablauf der Ermächtigungsfrist ohne Kapitalerhöhung
die Bestimmungen in § 5 Abs. 5a und Abs. 6 der Satzung in der neuen
Fassung, wie sie aufgrund dieses Beschlusses lauten wird, entsprechend
im Wortlaut anzupassen.
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Bericht des Vorstandes zu Tagesordnungspunkt 6 lit. c):
Der Vorstand hat gemäß § 203 Abs. 2 i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2
AktG einen schriftlichen Bericht über die gemäß Tagesordnungspunkt
6 lit. c) vorgeschlagene Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts
erstattet. Der Bericht liegt vom Tage der Einberufung der Hauptversammlung
in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht der Aktionäre
aus und kann im Internet abgerufen werden unter
http://www.maxautomation.de
->
Investor Relations
->
Hauptversammlung
. Auf Verlangen
wird der Bericht jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos übersandt.
Der Bericht wird wie folgt bekannt gemacht:
‘Die dem Vorstand unter Tagesordnungspunkt 6 lit. c) bei dem Genehmigten
Kapital II eingeräumte Ermächtigung sieht die Möglichkeit eines Ausschlusses
des gesetzlichen Bezugsrechts der Aktionäre vor. Damit soll der Vorstand
ggf. in die Lage versetzt werden, von der Ausnutzung des Genehmigten
Kapitals II auch unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre Gebrauch
zu machen. Wie schon bisher der Fall, wird darauf verzichtet, die
Möglichkeit eines Bezugsrechtsausschlusses auf das gesamte genehmigte
Kapital zu erstrecken. Vielmehr hat sich die Verwaltung erneut dafür
entschieden, zur Hälfte ein genehmigtes Kapital zu schaffen, bei dessen
Ausübung das gesetzliche Bezugsrecht der Aktionäre bestehen bleibt
(Genehmigtes Kapital I). Damit wird zugunsten der Aktionäre schon
grundsätzlich die Gefahr eines Verwässerungseffektes verringert.
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a)
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Der Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge ermöglicht
die Ausnutzung der Ermächtigung durch runde Beträge zur Herstellung
eines glatten Bezugsverhältnisses. Der Bezugsrechtsausschluss ist
erforderlich, um eine praktikable Handhabung der Kapitalerhöhung zu
gewährleisten und um etwaige Spitzen verwerten zu können. Der mögliche
Verwässerungseffekt für die Aktionäre ist wegen der Beschränkung auf
die Spitzenbeträge vernachlässigbar.
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b)
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Daneben schafft die erteilte Ermächtigung die Möglichkeit,
das Bezugsrecht der Aktionäre bei Sachkapitalerhöhungen mit Zustimmung
des Aufsichtsrates auszuschließen, um in geeigneten Fällen Unternehmen
oder Beteiligungen an Unternehmen gegen Überlassung von Aktien der
M.A.X. Automation AG erwerben zu können. Für einen Ausbau der Geschäftsfelder,
der durch Expansion der Gesellschaft im Inland und Ausland umgesetzt
werden kann, sind Akquisitionen in Erwägung zu ziehen. Je nach Größenordnung
eines Erwerbs von Beteiligungen oder den Erwartungen der Verkäuferseite
kann es zweckmäßig oder auch erforderlich sein, die Gegenleistung
ganz oder teilweise durch Aktien zu erbringen (u. U. auch bei Zuzahlung
einer Kaufpreiskomponente in bar). Um in diesen Fällen in der Lage
zu sein, sich bietende Erwerbsmöglichkeiten wahrzunehmen, muss die
Gesellschaft, falls erforderlich, ihr Grundkapital unter Ausschluss
des Bezugsrechts der Aktionäre durch Ausnutzung des genehmigten Kapitals
erhöhen. Da eine Kapitalerhöhung für solche Erwerbe vielfach kurzfristig
erfolgen muss, ist auch insoweit die Schaffung des Genehmigten Kapitals
II mit der Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses sinnvoll und erforderlich.
Wenn sich Möglichkeiten zu einem solchen Erwerb von Unternehmen oder
Beteiligungen konkretisieren, wird der Vorstand sorgfältig prüfen,
ob er von der Ermächtigung zur Kapitalerhöhung mit Bezugsrechtsausschluss
Gebrauch machen soll. Er wird dies nur tun, wenn der Erwerb gegen
Ausgabe von Aktien der M.A.X. Automation AG im wohlverstandenen Interesse
der Gesellschaft liegt. Nur wenn diese Voraussetzungen gegeben sind,
wird auch der Aufsichtsrat seine nach dem Gesetz erforderliche Zustimmung
zur Ausnutzung des Genehmigten Kapitals II erteilen. Bei der Festlegung
der Bewertungsrelationen wird der Vorstand sicherstellen, dass die
Interessen der Aktionäre angemessen gewahrt werden. In der Regel wird
der Vorstand sich bei der Bemessung des Wertes der als Gegenleistung
hingegebenen Aktien am Börsenpreis der Aktie der M.A.X. Automation
AG orientieren. Eine schematische Anknüpfung an einen Börsenpreis
ist indessen nicht vorgesehen, insbesondere um einmal erzielte Verhandlungsergebnisse
nicht durch Schwankungen des Börsenpreises in Frage zu stellen. Über
die Einzelheiten der Ausnutzung des Genehmigten Kapitals II wird der
Vorstand in der Hauptversammlung berichten, die auf einen etwaigen
Erwerb gegen Ausgabe von Aktien der M.A.X. Automation AG folgt.
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c)
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Die erteilte Ermächtigung sieht darüber hinaus die Möglichkeit
vor, das gesetzliche Bezugsrecht auszuschließen, wenn die Kapitalerhöhung
gegen Bareinlagen in Höhe von bis zu insgesamt 10 % sowohl des im
Zeitpunkt des Wirksamwerdens dieser Ermächtigung als auch des im Zeitpunkt
der Ausübung dieser Ermächtigung bestehenden Grundkapitals erfolgt,
sofern der Ausgabebetrag der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits
notierten Aktien gleicher Gattung und Ausstattung nicht wesentlich
unterschreitet. Rechtsgrundlage für diesen Bezugsrechtsausschluss
ist § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG. Ein etwaiger Abschlag vom aktuellen
Börsenpreis wird voraussichtlich nicht über 3 %, jedenfalls aber maximal
bei 5 % des Börsenpreises liegen. Diese Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses
soll der Verwaltung – in Übereinstimmung mit dem gesetzgeberischen
Zweck des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG – die Unternehmensfinanzierung
durch Eigenkapitalaufnahme erleichtern. Der Vorstand erhält hierdurch
ein zusätzliches Finanzierungsinstrument, um die Stellung der Gesellschaft
auf inländischen und ausländischen Märkten zu stärken. Der Bezugsrechtsausschluss
gibt dem Vorstand die Möglichkeit, neue strategische Investoren oder
Finanzinvestoren zu gewinnen. Dieser Bezugsrechtsausschluss soll die
Verwaltung in die Lage versetzen, die sich aufgrund der jeweiligen
Börsenverfassung bietenden Möglichkeiten schnell, flexibel und kostengünstig
zu nutzen und durch die marktnahe Preisfestsetzung einen möglichst
hohen Ausgabebetrag und damit eine größtmögliche Stärkung der Eigenmittel
zu erreichen. Damit ist es dem Vorstand möglich, auch kurzfristig
eine zusätzliche von Kreditinstituten unabhängige Finanzierung der
Gesellschaft zu realisieren oder strategische Allianzen mit einem
unternehmerischen Partner einzugehen. Eine derartige Kapitalerhöhung
führt wegen der schnelleren Handlungsmöglichkeit erfahrungsgemäß zu
einem deutlich höheren Mittelzufluss bei der Gesellschaft als eine
vergleichbare Kapitalerhöhung mit Bezugsrecht der Aktionäre. Sie liegt
somit im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre. Dabei wird
dem Schutzbedürfnis der Aktionäre vor einer Verwässerung ihres Anteilsbesitzes
Rechnung getragen, da ein Bezugsrechtsausschluss nur für einen Betrag
möglich ist, der 10 % des im Zeitpunkt des Hauptversammlungsbeschlusses
vorhandenen Grundkapitals nicht übersteigt. Auf diese Begrenzung auf
10 % des Grundkapitals sind diejenigen Aktien anzurechnen, die aufgrund
einer entsprechenden Ermächtigung der Hauptversammlung gemäß § 71
Abs. 1 Nr. 8 AktG während der Wirksamkeit dieser Ermächtigung erworben
und gemäß den §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG veräußert
werden. Ferner ist festgelegt, dass die Ausgabe der Aktien zur Wahrung
der Belange der Aktionäre in enger Anlehnung an den Börsenpreis zu
erfolgen hat.’
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7.
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Wahl des Abschlussprüfers, des Konzernabschlussprüfers
und des Abschlussprüfers für die prüferische Durchsicht des verkürzten
Abschlusses und des Zwischenlageberichts im Halbjahresfinanzbericht
jeweils für das Geschäftsjahr 2010
Der Aufsichtsrat schlägt
vor, die Ebner Stolz Mönning Bachem GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zum Abschlussprüfer der M.A.X.
Automation AG, zum Konzernabschlussprüfer und zum Abschlussprüfer
für die prüferische Durchsicht des im Halbjahresfinanzbericht enthaltenen
verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts (§ 37w Abs. 5
WpHG, § 37y Nr. 2 WpHG) jeweils für das Geschäftsjahr 2010 zu wählen.
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8.
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Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder
Gemäß § 120 Abs. 4 AktG n.F. besteht die Möglichkeit, unverbindlich
und unanfechtbar das für den Vorstand geltende Vergütungssystem durch
die Hauptversammlung billigen zu lassen, um zusätzliche Transparenz
und Kontrolle hinsichtlich der Vergütungsentscheidungen, die der Aufsichtsrat
hinsichtlich des Vorstands trifft, herbeizuführen. Das Vergütungssystem
für den Vorstand der M.A.X. Automation AG ist leistungs- und ergebnisorientiert
und beinhaltet sowohl fixe Vergütungsbestandteile als auch variable
Vergütungsbestandteile; die Angemessenheit richtet sich insbesondere
nach den Aufgaben des Vorstandsmitglieds und seiner persönlichen Leistung
sowie nach den Erfolgsaussichten des Unternehmens (für eine nähere
Beschreibung des derzeit geltenden Vergütungssystems der M.A.X. Automation
AG siehe auch die Angaben im Geschäftsbericht 2009). Vor diesem Hintergrund
schlägt die Verwaltung vor, das bestehende System zur Vergütung des
Vorstands zu billigen.
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B.) TEILNAHMEBEDINGUNGEN
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1.
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Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung
und die Ausübung des Stimmrechts sowie Erklärung der Bedeutung des
Nachweisstichtags
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und zur Stimmrechtsausübung ist berechtigt, wer sich rechtzeitig bei
der Gesellschaft anmeldet. Die Aktionäre müssen zudem ihre Berechtigung
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
rechtzeitig nachweisen; hierzu bedarf es des Beweises des Anteilsbesitzes
durch das depotführende Institut, der sich auf den 20. Mai 2010, 00:00
Uhr, (‘Nachweisstichtag’) beziehen muss. Rechtzeitig sind Anmeldung
und Anteilsbesitznachweis, wenn sie der Gesellschaft spätestens bis
3. Juni 2010, 24:00 Uhr, zugehen. Anmeldung sowie Anteilsbesitznachweis
müssen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und
sind an folgende Adresse zu übermitteln:
|
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M.A.X. Automation AG
c/o DZ Bank AG
WASHV dwp bank
AG
Wildunger Straße 14
60487 Frankfurt am Main
Fax:
+49 (0) 69 – 5099 1110
|
Nach Eingang der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises werden
Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Wir bitten darum,
frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises
zu sorgen, um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten nicht zu
gefährden; wir empfehlen, alsbald das depotführende Institut zu kontaktieren.
Für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und
zur Ausübung des Stimmrechts gilt nur derjenige als Aktionär, der
insoweit den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung
bemisst sich allein nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Veränderungen
im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag sind für den Umfang und
die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts bedeutungslos. Zum Nachweisstichtag
entsteht aber nicht eine Art Veräußerungssperre für den Anteilsbesitz.
Auch bei (vollständiger oder teilweiser) Veräußerung nach dem Nachweisstichtag
ist für die Berechtigung allein der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag
maßgeblich. Umgekehrt bleiben Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag
entsprechend außer Betracht: Wer etwa zum Nachweisstichtag nicht Aktionär
ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist nicht
teilnahmeberechtigt. Keine Bedeutung hat der Nachweisstichtag allerdings
für die Dividendenberechtigung.
|
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2.
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Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre,
die über eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung verfügen, können
ihre Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten
wahrnehmen lassen; bevollmächtigen kann der Aktionär eine Person seiner
Wahl, auch z. B. die depotführende Bank oder eine Aktionärsvereinigung.
Es wird gebeten, der Gesellschaft den Namen des Aktionärs und des
Bevollmächtigten sowie die Eintrittskarten-Nummer mitzuteilen. Bevollmächtigt
der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder
mehrere von diesen zurückweisen.
Wenn nicht ein Kreditinstitut oder eine dem gleichgestellte Person
oder Institution (vgl. § 135 AktG) bevollmächtigt wird, dann muss
die Erteilung der Vollmacht, ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft
und ggf. ihr Widerruf in Textform erfolgen. Etwa geltende Besonderheiten
für die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder einer dem gleichgestellten
Person oder Institution (vgl. § 135 AktG) bleiben unberührt und lassen
es empfehlenswert erscheinen, dass sich Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer
in diesem Fall rechtzeitig abstimmen.
Die Aktionäre können sich zur Bevollmächtigung des Formulars bedienen,
das zum Herunterladen auf der Internetseite der Gesellschaft (
http://www.maxautomation.de
->
Investor Relations
->
Hauptversammlung
) bereitgestellt
ist oder angefordert werden kann unter:
|
|
M.A.X. Automation AG
Investor Relations
Breite Straße
29-31
40213 Düsseldorf
Fax: +49 (0) 211 – 9099 111
E-Mail:
ir@maxautomation.de
|
Die Gesellschaft bittet darum, dass Erklärungen über die Erteilung
der Vollmacht, ihren Nachweis gegenüber der Gesellschaft und ggf.
ihren Widerruf an ebenfalls diese Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift
oder Fax oder E-Mail) gerichtet werden, es sei denn, der Bevollmächtigte
weist am Tag der Hauptversammlung bei der Einlasskontrolle die Vollmacht
vor.
Wir bieten unseren Aktionären, die über eine Eintrittskarte zur
Hauptversammlung verfügen, an, sich durch von der Gesellschaft benannte
weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten
zu lassen. Die Vollmachten und Weisungen hierzu müssen in Textform
übermittelt werden. Entsprechende Formulare können angefordert werden
unter den vorgenannten Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift
oder Fax oder E-Mail) und stehen außerdem auf der Internetseite der
Gesellschaft bereit (
http://www.maxautomation.de
->
Investor
Relations
->
Hauptversammlung
). Vollmachten und Weisungen
an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sollen zur organisatorischen
Erleichterung bitte bis 7. Juni 2010, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft
eingegangen sein unter den vorgenannten Kontaktdaten der Gesellschaft
(Postanschrift oder Fax oder E-Mail). In der Vollmacht/Weisung soll
auch die jeweilige Eintrittskarten-Nummer angegeben werden. Es ist
zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
durch die Vollmachten nur zur Stimmrechtsausübung befugt sind, wenn
und soweit ihnen eine ausdrückliche Weisung zu einzelnen Gegenständen
der Tagesordnung erteilt wurde.
|
|
3.
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Auskunftsrecht der Aktionäre
Jedem Aktionär
ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über
Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen
Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die
Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen
Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Macht
eine Gesellschaft von den Erleichterungen nach § 266 Abs. 1 Satz 3,
§ 276 oder § 288 HGB Gebrauch, so kann jeder Aktionär verlangen, dass
ihm in der Hauptversammlung über den Jahresabschluss der Jahresabschluss
in der Form vorgelegt wird, die er ohne Anwendung dieser Vorschriften
hätte. Die Auskunftspflicht des Vorstands eines Mutterunternehmens
(§ 290 Abs. 1, 2 HGB) in der Hauptversammlung, der der Konzernabschluss
und der Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich auch auf
die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen
Unternehmen. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand
aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen (z. B. keine
Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen).
|
|
4.
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Recht der Aktionäre auf Gegenvorschläge/Wahlvorschläge
Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der
Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden. Solche Anträge oder
Vorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung
und einer etwaigen Stellungnahme von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
auf der Internetseite der Gesellschaft (
http://www.maxautomation.de
->
Investor Relations
->
Hauptversammlung
) zugänglich
gemacht, falls der Aktionär spätestens bis 26. Mai 2010, 24:00 Uhr,
einen Gegenantrag gegen einen Beschlussvorschlag zu einem bestimmten
Tagesordnungspunkt mit Begründung an die Gesellschaft unter (ausschließlich)
folgenden Kontaktdaten übersandt hat:
|
|
M.A.X. Automation AG
Investor Relations
Breite Straße
29-31
40213 Düsseldorf
Fax: +49 (0) 211 – 9099 111
E-Mail:
ir@maxautomation.de
|
Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung
kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen
absehen. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht beispielsweise
nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000
Zeichen beträgt.
Die vorstehenden Regelungen für Gegenanträge gelten sinngemäß
ebenso für den Gegenvorschlag eines Aktionärs zur Wahl des Abschlussprüfers/Konzernabschlussprüfers
oder von Aufsichtsratsmitgliedern. Wahlvorschläge müssen nicht begründet
werden. Abgesehen von den Fällen des § 126 Abs. 2 i.V.m. § 127 Satz
1 AktG brauchen Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsräten nicht zugänglich
gemacht zu werden, wenn sie Angaben zum Namen, ausgeübten Beruf und
Wohnort des Kandidaten und seiner Mitgliedschaft in anderen gesetzlich
zu bildenden Aufsichtsräten nicht enthalten.
Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt
der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen.
|
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5.
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Verlangen einer Ergänzung der Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass
Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft
zu richten unter:
|
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M.A.X. Automation AG
Der Vorstand
Breite Straße
29-31
40213 Düsseldorf
Fax: +49 (0) 211 – 9099 111
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Der Antrag, mit dem die Ergänzung der Tagesordnung verlangt wird,
muss der Gesellschaft spätestens bis 10. Mai 2010, 24:00 Uhr, zugehen.
Der Antragsteller muss nachweisen, dass er zu dem Zeitpunkt, zu dem
sein Antrag dem Vorstand der Gesellschaft zugeht, seit mindestens
drei Monaten Aktionär ist.
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6.
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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der
Einberufung
Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung
sind insgesamt 26.794.415 auf den Inhaber lautende Stamm-Stückaktien
der M.A.X. Automation AG ausgegeben. Die Gesellschaft hält derzeit
keine eigenen Aktien. Insofern sind alle ausgegebenen Aktien für diese
Hauptversammlung teilnahme- und stimmberechtigt; jede Aktie gewährt
eine Stimme.
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7.
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Informationen (Unterlagen) auf der Internetseite der M.A.X.
Automation AG
Folgende Informationen sind auf der Internetseite
der Gesellschaft (
http://www.maxautomation.de
->
Investor
Relations
->
Hauptversammlung
) zugänglich:
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der Inhalt dieser Einberufung;
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etwaige der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen;
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den Bericht zu Tagesordnungspunkt 6 lit. c) dieser Einberufung;
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die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der
Einberufung;
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die Formulare, die für die Erteilung einer Vollmacht für die
Hauptversammlung verwendet werden können;
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nähere Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre auf Ergänzung
der Tagesordnung, Stellung von Gegenanträgen bzw. Abgabe von Wahlvorschlägen
sowie zum Auskunftsrecht.
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Wir würden uns freuen, Sie in Düsseldorf begrüßen zu dürfen.
Düsseldorf, im April 2010
M.A.X. Automation AG
Der Vorstand
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