NorCom Information Technology AG
München
ISIN DE0005250302
EINLADUNG
zur ordentlichen Hauptversammlung 2012
am 31. August 2012
Wir laden unsere Aktionäre
zu der
am Freitag, dem 31. August 2012,
um 13:00 Uhr (MESZ),
im Haus der Bayerischen Wirtschaft,
Max-Joseph-Straße 5,
80333 München,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
ein.
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I.
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Tagesordnung und Beschlussvorschläge
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1.
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2011 der NorCom Information Technology AG, des gebilligten Konzernabschlusses
zum 31. Dezember 2011, des zusammengefassten Lageberichts des Vorstands für die NorCom Information Technology AG und den Konzern
für das Geschäftsjahr 2011 (einschließlich der Erläuterungen des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 bzw. § 315 Abs.
4 HGB für das Geschäftsjahr 2011) sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011
Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen, weil
der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist.
Für die übrigen Unterlagen, die unter diesem Tagesordnungspunkt genannt werden, sieht das Gesetz generell lediglich die Information
der Aktionäre durch die Möglichkeit zur Einsichtnahme und keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vor.
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2.
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Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2011
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2011 Entlastung zu erteilen.
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3.
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Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011 Entlastung zu erteilen.
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4.
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Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2012
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die
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Verhülsdonk & Partner GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Georg-Glock-Straße 4, 40474 Düsseldorf,
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zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2012 zu wählen.
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5.
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Beschlussfassung über die Wahl von zwei Mitgliedern des Aufsichtsrats
Die Mitglieder des Aufsichtsrats Herr Prof. Dr. Manfred Schlottke M. B. A. (Stellvertretender Vorsitzender) und Herr Prof.
Dr. Thomas Hess haben ihre Ämter mit Wirkung zum 31. März 2012 niedergelegt. Das Amtsgericht München hat auf Antrag des Vorstandes
mit Beschluss vom 26. April 2012 Herrn Gebhard Tanner und Herrn Prof. Martin Traub mit sofortiger Wirkung zum Aufsichtsrat
bestellt. Die gerichtlich bestellten Mitglieder des Aufsichtsrats sollen nunmehr durch die Hauptversammlung gewählt werden.
Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 95 Satz 1, § 96 Abs. 1 und § 101 Abs. 1 AktG i. V. m. § 9 Abs. 1 der Satzung aus drei
Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden.
Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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a)
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Herrn Gebhard Tanner, selbstständiger Unternehmensberater im DV-Bereich, wohnhaft in Unterbrunn,
und
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b)
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Herrn Prof. Martin Traub, Corporate Media & TV, Drehbuchautor und Medienproduzent, wohnhaft in Hardegsen,
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für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2016 beschließt, zu Mitgliedern
des Aufsichtsrats zu wählen.
Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.
Herr Gebhard Tanner und Herr Prof. Traub haben keine Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder
in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen inne.
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II.
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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft ist im Zeitpunkt der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung eingeteilt in 10.626.176
Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme. Unter Berücksichtigung der 641.205 von der Gesellschaft
gehaltenen eigenen Stückaktien, die kein Stimmrecht gewähren, bestehen im Zeitpunkt der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung
10.626.176 Stimmrechte.
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III.
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Weitere Angaben
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1.
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Voraussetzungen für die Teilnahme und für die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich
vor der Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben. Zum Nachweis der Berechtigung bedarf es eines
Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des
10. August 2012 (0:00 Uhr MESZ)
(‘Nachweisstichtag’) zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft in Textform in
deutscher oder englischer Sprache spätestens am
24. August 2012 (24:00 Uhr MESZ)
unter der folgenden Adresse zugehen:
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NorCom Information Technology AG
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72-74
68259 Mannheim
oder per Telefax: +49 (0)621 7177213
oder per E-Mail: eintrittskarte@pr-im-turm.de
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2.
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Bedeutung des Nachweisstichtags
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär,
wer den Nachweis über den Anteilsbesitz erbracht hat. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der
Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder partiellen Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die
Berechtigung zur Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag
maßgeblich; d.h. die Veräußerung von Aktien nach dem Nachweisstichtag hat keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme
und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb und Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen,
die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien
nur teilnahme- und stimmberechtigt, soweit sie sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag
hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
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3.
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Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut,
eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person,
so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Wird ein Kreditinstitut, ein nach § 135 Abs. 10 AktG i. V. m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestelltes Institut oder Unternehmen,
eine Aktionärsvereinigung oder eine Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen
bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular verwenden, das die
Gesellschaft hierfür bereit hält. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte zugesendet.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht
ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche
oder unklare Weisung erteilt worden ist, wird sich der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei dem jeweiligen
Tagesordnungspunkt der Stimme enthalten.
Das Formular, von dem zur Vollmachts- und Weisungserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird auf Verlangen jedem Aktionär
unverzüglich und kostenlos übermittelt und kann auch von der Internetseite der Gesellschaft unter www.norcom.de/de/hauptversammlung
heruntergeladen werden. Vollmachten und Weisungen an einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
müssen bis zum Ablauf des 27. August 2012 bei der Gesellschaft eingegangen sein. Weitere Informationen erhalten die Aktionäre
zusammen mit der Eintrittskarte.
Der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten und das Vollmachts- und Weisungsformular für den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter können an
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NorCom Information Technology AG
Investor Relations, Sabine Wilfling
unter der Adresse: Gabelsbergerstraße 4, 80333 München
oder unter der Fax-Nr. +49 (0)89 93948111
oder per E-Mail: aktie@norcom.de
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übermittelt werden.
Auch im Fall einer Vollmachtserteilung sind Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes fristgerecht nach den vorstehenden
Bestimmungen erforderlich. Dies schließt eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht
aus.
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4.
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Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, §§ 127, 131 Abs. 1 AktG
Ergänzung zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR
500.000 erreichen (das entspricht 500.000 Stückaktien), können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die
Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Ergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung schriftlich zugehen; der Tag des Zugangs
und der Tag der Hauptversammlung sind dabei nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist also der 31. Juli 2012 (24:00
Uhr MESZ). Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung hinsichtlich
des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien sind (§ 142 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 122 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 Satz 1 AktG).
Etwaige Ergänzungsverlangen sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übermitteln:
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NorCom Information Technology AG
– Der Vorstand –
Gabelsbergerstraße 4
80333 München
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Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen
und Vorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern und Aufsichtsratsmitgliedern unterbreiten.
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, wobei der Tag des Zugangs
und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am 16. August 2012 (24:00 Uhr MESZ), unter der vorstehenden
Adresse eingehen, werden den anderen Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie der Begründung unverzüglich
im Internet unter www.norcom.de/de/hauptversammlung zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls
dort veröffentlicht.
Gegenanträge werden – anders als Wahlvorschläge – nur dann zugänglich gemacht, wenn sie mit einer Begründung versehen sind.
Etwaig zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übermitteln:
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NorCom Information Technology AG
Investor Relations, Sabine Wilfling
unter der Adresse: Gabelsbergerstraße 4, 80333 München
oder unter der Fax-Nr.: +49 (0)89 93948111
oder per E-Mail: aktie@norcom.de
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Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Jeder Aktionär kann in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, über die rechtlichen
und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der
in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstandes
der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind auf der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache
zu stellen. Gemäß § 15 Abs. 3 der Satzung ist der Versammlungsleiter ermächtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich
angemessen zu beschränken. Zudem kann der Vorstand in bestimmten, in § 131 Abs. 3 AktG geregelten Fällen die Auskunft verweigern.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, §§ 127, 131 Abs. 1 AktG stehen auf
der Internetseite der Gesellschaft unter www.norcom.de/de/hauptversammlung zur Verfügung.
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5.
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Unterlagen zur Hauptversammlung und Informationen nach § 124a AktG
Die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen nach § 124a AktG sind alsbald nach
der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter www.norcom.de/de/hauptversammlung zugänglich.
Die zugänglich zu machenden Unterlagen liegen darüber hinaus in den Geschäftsräumen der NorCom Information Technology AG,
Gabelsbergerstraße 4, 80333 München, sowie in der Hauptversammlung selbst zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus. Auf Verlangen
werden jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos Abschriften der ausliegenden Unterlagen erteilt.
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Hinweis für Anforderungen nach § 125 AktG:
Bitte richten Sie Ihre Bestellung direkt an die von uns beauftragte PR IM TURM HV-Service AG, z. Hd. Frau Krämer, Römerstraße
72-74, 68259 Mannheim, Fax 0621 / 70 99 07, E-Mail: aktie@norcom.de.
München, im Juli 2012
NorCom Information Technology AG
Der Vorstand
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