HKScan Oyj, Pörssitiedote, 14.5.2020, klo 10.15
Kutsu HKScan Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen
HKScan Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka
pidetään keskiviikkona kesäkuun 10. päivänä 2020 alkaen klo 9.00 yhtiön
pääkonttorissa, Lemminkäisenkatu 48, Turku. Yhtiön osakkeenomistajat voivat
osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä
ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia tai kysymyksiä ennakkoon. Ohjeet
osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta Ohjeita kokoukseen
osallistujille.
Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä eduskunnan
24.4.2020 hyväksymän väliaikaisen lain nojalla. COVID-19 -pandemian leviämisen
rajoittamiseksi yhtiö on päättänyt ryhtyä väliaikaisen lain mahdollistamiin
toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden
osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja
turvallisuus.
Hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan etukäteen nauhoitetut puheet
tullaan jakamaan yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.hkscan.com
yhtiökokouspäivänä.
Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
Puheenjohtajana toimii laamanni Matti Manner. Mikäli Matti Mannerilla ei
painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus
nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön.
3. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valitseminen
Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii rahoituspäällikkö Olli
Saarinen, jonka läsnäolo yhtiökokouksessa sallitaan. Mikäli Olli Saarisella ei
painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjan tarkastajana ja
ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja
ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön, jonka läsnäolo sallitaan
yhtiökokouksessa.
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat,
jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on
osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen.
Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen
perusteella.
6. Vuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen
esittäminen
Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön
18.3.2020 julkistama vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen ja
toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen, katsotaan esitetyksi
yhtiökokoukselle. Julkaisu on nähtävillä yhtiön internetsivuilla osoitteessa
https://www.hkscan.com/fi/vuosikertomus2019 (https://www.hkscan.com/fi/sijoittaja
t/tiedotteet-ja-julkaisut/vuosikertomus-2019/).
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiö ei jaa osinkoa vuodelta 2019.
9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
tilikaudelta 1.1.–31.12.2019
10. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely
Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön
13.3.2020 pörssitiedotteella julkistama palkitsemispolitiikka katsotaan
esitetyksi yhtiökokoukselle. Palkitsemispolitiikka on nähtävillä yhtiön
internetsivuilla osoitteessa www.hkscan.com/fi/sijoittajat/Yhtiokokous_2020/.
Päätös palkitsemispolitiikasta on neuvoa-antava.
11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Hallituksen nimitysvaliokunta, jossa on edustettuna yli kaksi kolmasosaa
äänivallasta HKScan Oyj:ssä, on valmistellut esityksen hallitukselle. Hallitus
ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten vuosipalkkioita korotetaan
ja ne ovat seuraavat: hallituksen jäsenelle 30 000 (entinen 27 625) euroa,
hallituksen varapuheenjohtajalle 37 500 (entinen 33 875) euroa ja hallituksen
puheenjohtajalle 70 000 (entinen 67 750) euroa. Hallituksen varajäsenen
vuosipalkkioksi ehdotetaan 15 000 (entinen 13 810) euroa. Hallitus ehdottaa
myös, että vuosipalkkio maksettaisiin yhtiön osakkeina ja rahana siten, että 25
% palkkion määrästä maksettaisiin hallituksen jäsenten nimiin ja lukuun
markkinoilta hankittavina yhtiön osakkeina ja loput maksettaisiin rahana.
Osakkeet hankitaan kahden viikon kuluessa HKScan Oyj:n osavuosikatsauksen 1.1.
-30.6.2020 julkistuksesta edellyttäen, että osakkeiden hankkiminen on
mahdollista osakkeiden hankkimiseen soveltuvien säännösten mukaisesti. Mikäli
osakkeiden hankkiminen ei kyseisenä ajankohtana ole mahdollista edellä esitetyn
mukaisesti, suoritetaan osakkeiden hankinta viipymättä esteen poistuttua. Mikäli
osakkeiden hankkiminen ei ole käytännössä mahdollista yhtiöstä tai hallituksen
jäsenestä johtuvasta syystä, maksetaan koko palkkion määrä rahassa. Yhtiö vastaa
osakkeiden siirrosta aiheutuvista kustannuksista.
Lisäksi hallituksen valiokuntien puheenjohtajana toimiville ehdotetaan
vuosipalkkiota maksettavaksi seuraavasti: tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle
7 500 (entinen 5 000) euroa ja palkitsemis-, työ- ja erityisvaliokunnan
puheenjohtajalle 5 000 euroa. Hallitus ehdottaa, että 600 (entinen 550) euron
suuruinen kokouspalkkio maksetaan kaikille hallituksen jäsenille kustakin
hallituksen ja sen valiokuntien kokouksesta, johon he osallistuvat, sekä 300
euron suuruinen korvaus kokouksesta tai tilaisuudesta, johon henkilön
edellytetään osallistuvan hallituksen jäsenenä. Hallituksen jäsenten matkakulut
korvataan yhtiön matkustussäännön mukaisesti.
12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Hallituksen nimitysvaliokunta, jossa on edustettuna yli kaksi kolmasosaa
äänivallasta HKScan Oyj:ssä, on valmistellut esityksen hallitukselle. Hallitus
ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön hallituksen varsinaisten jäsenten
lukumäärä olisi kuusi (6). Hallituksen varajäsenten lukumääräksi ehdotetaan
kaksi (2).
13. Hallituksen jäsenten valitseminen
Hallituksen nimitysvaliokunta, jossa on edustettuna yli kaksi kolmasosaa
äänivallasta HKScan Oyj:ssä, on valmistellut esityksen hallitukselle. Hallitus
ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen nykyiset jäsenet Reijo Kiskola, Anne
Leskelä, Jari Mäkilä, Per Olof Nyman, Harri Suutari ja Terhi Tuomi valitaan
suostumustensa mukaisesti uudelleen varsinaisen yhtiökokouksen 2021 päättymiseen
saakka. Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen varajäseniksi valitaan
suostumustensa mukaisesti uudelleen Carl-Peter Thorwid ja Ilkka Uusitalo
varsinaisen yhtiökokouksen 2021 päättymiseen saakka.
Kaikkien hallituksen jäseniksi ehdotettujen henkilötiedot ovat HKScan Oyj:n
verkkosivuilla osoitteessa www.hkscan.com.
14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallituksen tarkastusvaliokunta on valmistellut esityksen hallitukselle.
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilintarkastajalle maksetaan palkkio
yhtiön hyväksymän laskun mukaan.
15. Tilintarkastajan valitseminen
Hallituksen tarkastusvaliokunta on valmistellut esityksen hallitukselle.
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että varsinaiseksi tilintarkastajaksi
varsinaisen yhtiökokouksen 2021 päättymiseen saakka valitaan
tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy. Tilintarkastusyhteisö Ernst & Young on
ilmoittanut yhtiölle, että se nimittää vastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT
Erkka Talvingon.
Hallitus myös ehdottaa, että yhtiökokous pyytää tilintarkastajaa
tilintarkastuskertomuksessa lausumaan tilinpäätöksen vahvistamisesta,
vastuuvapauden myöntämisestä sekä hallituksen voitonjakoehdotuksesta.
16. Hallituksen ehdotus hallituksen valtuuttamisesta päättämään osakeannista
sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien
antamisesta
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään
osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvussa
tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
seuraavasti:
Valtuutuksen nojalla annettavat osakkeet ovat yhtiön hallussa olevia A-sarjan
osakkeita. Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla
yhteensä enintään 2 000 000 A-sarjan osaketta, mikä vastaa noin 2,00 prosenttia
yhtiön kaikista osakkeista ja noin 2,14 prosenttia yhtiön A-sarjan osakkeista.
Osakkeita tai osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia voidaan antaa yhdessä
tai useammassa erässä.
Valtuutusta voidaan käyttää yhtiön ja konsernin johdolle suunnattavien
osakepohjaisten kannustinjärjestelmien ja osakepalkkioiden maksun toteuttamista
varten. Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista muista osakeannin ja
osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen
ehdotettu käyttötarkoitus huomioiden osakeanti ja osakkeisiin oikeuttavien
erityisten oikeuksien antaminen voi tapahtua suunnatusti eli osakkeenomistajien
etuoikeudesta poiketen. Suunnattu osakeanti edellyttää aina yhtiön kannalta
painavaa taloudellista syytä eikä valtuutusta voida käyttää osakkeenomistajien
yhdenvertaisuusperiaatteen vastaisesti.
Valtuutus on voimassa 30.6.2021 asti.
17. Hallituksen ehdotus hallituksen valtuuttamisesta päättämään omien A-sarjan
osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään yhtiön
omien A-sarjan osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta seuraavasti:
Hankittavien ja/tai pantiksi otettavien omien A-sarjan osakkeiden lukumäärä on
yhteensä enintään 4 700 000 A-sarjan osaketta, mikä vastaa noin 4,70 prosenttia
yhtiön kaikista osakkeista ja noin 5,00 prosenttia yhtiön A-sarjan osakkeista.
Yhtiö ei kuitenkaan voi yhdessä tytäryhteisöjensä kanssa omistaa ja/tai pitää
panttina millään hetkellä enempää kuin 10 prosenttia kaikista yhtiön osakkeista.
Omia A-sarjan osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla
omalla pääomalla, jolloin hankinnat vähentävät yhtiön voitonjakoon käytettävissä
olevia varoja. Omia A-sarjan osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä
julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla
muodostuvaan hintaan.
Osakkeet voidaan hankkia ehdotetun valtuutuksen perusteella yhtiön
pääomarakenteen kehittämiseksi. Lisäksi osakkeita voidaan hankkia ehdotetun
valtuutuksen perusteella käytettäväksi yrityskauppojen tai muiden järjestelyiden
rahoittamiseksi tai toteuttamiseksi, osana kannustinjärjestelmiä ja
osakepalkkioiden maksujärjestelyitä tai muutoin edelleen luovutettaviksi tai
mitätöitäviksi.
Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Hankinnassa voidaan käyttää mm.
johdannaisia. Osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien
omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta). Suunnattu omien osakkeiden
hankinta edellyttää aina yhtiön kannalta painavaa taloudellista syytä eikä
valtuutusta voida käyttää osakkeenomistajien yhdenvertaisuusperiaatteen
vastaisesti.
Valtuutus on voimassa 30.6.2021 asti.
Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 11.4.2019 hallitukselle antaman valtuutuksen
päättää yhtiön omien A-sarjan osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi
ottamisesta.
18. Hallituksen ehdotus osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustamisesta
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous päättää perustaa osakkeenomistajien
nimitystoimikunnan, jonka tehtävänä on jatkossa valmistella hallituksen jäsenten
ja varajäsenten valintaa ja palkitsemista koskevat ehdotukset yhtiökokouksille.
Lisäksi hallitus ehdottaa, että yhtiökokous hyväksyy ehdotuksen liitteenä olevan
osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestyksen.
Ehdotuksen mukaan nimitystoimikunta koostuu enintään neljästä jäsenestä, joista
kolme edustaa yhtiön suurimpia osakkeenomistajia, jotka omistavat suurimman
määrän yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä seuraavaa varsinaista
yhtiökokousta edeltävän vuoden kesäkuun viimeisenä arkipäivänä. Lisäksi
hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on nimitystoimikunnan jäsen.
Yhtiön suurimmat osakkeenomistajat kesäkuun viimeisenä arkipäivänä määräytyvät
Euroclear Finland Oy:n pitämän yhtiön osakasluettelon perusteella. Hallituksen
puheenjohtajan on, tämän osakeomistuksen mukaisesti, pyydettävä kolme suurinta
osakkeenomistajaa kutakin nimeämään yhden jäsenen nimitystoimikuntaan.
Hallintarekisteröityjen osakkeiden osakkeenomistajat tulee huomioida
nimitysprosessissa siinä laajuudessa kuin se on mahdollista. Mikäli
osakkeenomistaja, joka on hajauttanut omistustaan esimerkiksi useisiin
rahastoihin ja jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ottaa nämä
omistukset huomioon ilmoittaessaan omistusosuutensa muutoksista, esittää yhtiön
hallituksen puheenjohtajalle asiaa koskevan kirjallisen pyynnön, lasketaan
tällaisen osakkeenomistajan useisiin rahastoihin tai rekistereihin merkityt
omistukset yhteen laskettaessa ääniosuutta, joka määrittää nimeämisoikeuden.
Mikäli osakkeenomistaja ei halua käyttää nimeämisoikeuttaan, yhtiön hallituksen
puheenjohtaja voi siirtää nimeämisoikeuden seuraavaksi suurimmalle
osakkeenomistajalle, jolla muutoin ei olisi nimeämisoikeutta.
Hallituksen puheenjohtaja kutsuu nimitystoimikunnan ensimmäisen kokouksen koolle
ja toimii nimitystoimikunnan puheenjohtajana, kunnes nimitystoimikunta on
kokoontunut ja valinnut keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitystoimikunnan
puheenjohtajaksi valitaan suurimman osakkeenomistajan edustaja, ellei
nimitystoimikunta toisin nimenomaisesti päätä. Nimitystoimikunta kokoontuu
jatkossa sen puheenjohtajan kutsusta.
Nimitystoimikunnan jäsenten toimikausi päättyy vuosittain uuden
nimitystoimikunnan nimitykseen.
19. Kokouksen päättäminen
Yhtiökokousasiakirjat
Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen ehdotukset, tämä
kokouskutsu sekä palkitsemispolitiikka ja HKScan Oyj:n vuosikertomus, joka
sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja
tilintarkastuskertomuksen, ovat saatavilla HKScan Oyj:n verkkosivuilla
osoitteessa www.hkscan.com. Vuosikertomuksesta lähetetään pyydettäessä jäljennös
osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä osoitteessa
www.hkscan.com viimeistään 24.6.2020 alkaen.
Ohjeita kokoukseen osallistujille
Covid-19 pandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestetään siten,
että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi saapua kokouspaikalle.
Osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi osallistua kokoukseen myöskään
reaaliaikaisen tietoteknisen yhteyden välityksellä. Osakkeenomistaja saa
osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan vain äänestämällä
ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.
1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 29.5.2020
rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon.
Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle arvo
-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi
osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon jäljempänä kuvatulla
tavalla.
2. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon
Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 20.5.2020, kun määräaika
äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön
osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua
yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja
äänestää ennakkoon viimeistään 3.6.2020 klo 16.00, mihin mennessä
ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten
osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoite ja puhelinnumero.
Käytettäessä muuta kuin yhtiön nimeämää asiamiestä tulee lisäksi ilmoittaa
mahdollisesta asiamiehestä pyydetyt tiedot, kuten nimi ja henkilötunnus.
Osakkeenomistajien Euroclear Finland Oy:lle tai yhtiön nimeämälle asiamiehelle
luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien
tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Aiemmin tehtyä ilmoittautumista yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka oli
määrä pitää 15.4.2020, ei katsota ilmoittautumiseksi tähän yhtiökokoukseen.
Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja
äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien
osalta 20.5.–3.6.2020 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:
a. HKScan Oyj:n verkkosivujen kautta www.hkscan.com
Sähköiseen ennakkoäänestämiseen tarvitaan osakkeenomistajan arvo-osuustilin
numero. Muut ennakkoäänestämistä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön
internetsivuilta.
b. Postitse tai sähköpostin kautta
Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internet-sivuilla saatavilla olevan
ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Euroclear Finland Oy:lle postitse
osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/HKScan Oyj, PL 1110, 00101
Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu.
Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet
Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja
ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen,
kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Äänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internet-sivuilla osoitteessa
www.hkscan.com. Lisätietoja on saatavissa myös puhelimitse numerosta 010 570
6218 maanantaista perjantaihin klo 9.00-16.00.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan
asiamiehen välityksellä.
Osakkeenomistajaa, joka haluaa ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää
ennakkoon, suositellaan COVID19-pandemiasta johtuen käyttämään yhtiön tarjoamaa
valtakirjapalvelua ja valtuuttamaan asianajaja Heikki Vesa tai hänen määräämänsä
edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään tämän äänioikeutta kokouksessa
osakkeenomistajan antamien äänestysohjeiden mukaisesti. Asianajaja Heikki Vesan
yhteystiedot on mainittu alla. Osakkeenomistaja voi käyttää myös muuta
asiamiestä.
Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on
muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan
osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean
asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri
arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä
ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa
osakkeenomistajaa.
Mallit valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla
www.hkscan.com viimeistään 20.5.2020, kun määräaika äänestykseen otettavien
vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön asettaman riippumattoman
asiamiehen yhteystiedot: asianajaja Heikki Vesa, Asianajotoimisto Krogerus Oy,
Yliopistonkatu 21, 20100 Turku tai sähköposti: heikki.vesa@krogerus.com.
Valtuuttaessaan riippumattoman asiamiehen osakkeenomistajan tulee toimittaa
hänelle päivätty valtakirja sekä äänestysohjeet viimeistään 2.6.2020, mihin
mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Osakkeenomistajaa, joka valtuuttaa
asiamiehekseen muun kuin edellä mainitun riippumattoman asiamiehen, kehotetaan
ilmoittautumaan yhtiökokoukseen ja ilmoittamaan asiamiehestä pyydetyt tiedot
niin hyvissä ajoin, että asiamies ennättää äänestämään ennakkoon ennen
ennakkoäänestyksen päättymistä 3.6.2020 klo 16.00. Myös osakkeenomistajan
asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
Valtakirjan ja ennakkoäänten toimittaminen Euroclear Finland Oy:lle ennen
ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen,
kunhan niistä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua
yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi
oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon
yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 29.5.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi,
että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty
Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 5.6.2020 klo 10.00
mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan
ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen
täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua
yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin
omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä
osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen.
Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn
osakkeen omistaja merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään
edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtimaan ennakkoäänestämisestä
hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.
5. Muut ohjeet/tiedot
Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista
osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen
asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on
toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen legal@hkscan.com viimeistään
19.5.2020. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä
vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus
otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että
osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja
omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön
kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi
yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta
huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset
yhtiön internetsivuilla www.hkscan.com viimeistään 20.5.2020.
Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja
kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 27.5.2020 asti sähköpostitse
osoitteeseen legal@hkscan.com tai postitse osoitteeseen HKScan Oyj, Yhtiökokous,
PL 50, 20521 Turku. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon
vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset
ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla www.hkscan.com viimeistään 1.6.2020.
Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja
esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.
HKScan Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 14.5.2020 yhteensä 93 551 781 A-osaketta
ja 5 400 000 K-osaketta sekä A-osakkeilla 93 551 781 ääntä ja K-osakkeilla
108 000 000 ääntä.
Turku, 14. toukokuuta 2020
HKScan Oyj
Hallitus
HKScanin tavoite on kasvaa monipuoliseksi ruokataloksi. Yli sadan vuoden
kokemuksella vastaamme kuluttajien ja asiakkaiden tarpeisiin ja valmistamme
maistuvaa, terveellistä ja vastuullisesti tuotettua ruokaa. Meille HKScanissa
vastuullisuuteen kuuluu ruoantuotannon kehittäminen koko arvoketjussa tiloilta
kuluttajille. Kotimarkkinoitamme ovat Suomi, Ruotsi, Tanska ja Baltia. Lähes 7
000 ammattilaistamme varmistavat maistuvamman elämän – tänään ja huomenna.
Monipuoliseen tuotevalikoimaamme kuuluvat siipikarjan-, sian ja naudanliha sekä
lihavalmisteet ja ateriat. Vahvoja tuotemerkkejämme ovat HK®, Kariniemen®, Via®,
Scan®, Pärsons®, Rakvere®, Tallegg® ja Rose®. Pörssilistatun HKScanin
liikevaihto vuonna 2019 oli 1,7 miljardia euroa.
JAKELU:
Nasdaq Helsinki, Keskeiset tiedotusvälineet,
www.hkscan.com