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TEILNAHMEBEDINGUNGEN
1. Teilnahme an der Hauptversammlung und Stimmrecht
Gemäß § 21 Abs. 1 der Satzung sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts die Aktionäre oder
deren Vertreter berechtigt, deren Namensaktien am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und die sich
mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft angemeldet haben. Die Anmeldung muss in Textform erfolgen
und der Gesellschaft spätestens bis zum 18. Juli 2013, 24:00 Uhr MESZ (‘Anmeldeschlusstag’), unter folgender Adresse (‘Anmeldeadresse’)
zugehen:
Vita 34 AG
c/o Haubrok Corporate Events GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 21 0 27 288
E-Mail: anmeldung@haubrok-ce.de
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Nach Eingang der Anmeldung werden den Aktionären bzw. den von ihnen benannten Bevollmächtigten von der Anmeldestelle Eintrittskarten
für die Hauptversammlung übersandt.
Gemäß § 8 Abs. 3 der Satzung können Umschreibungen im Aktienregister in den letzten sechs Tagen vor dem Tag der Hauptversammlung,
d.h. nach Ablauf des Anmeldeschlusstags (18. Juli 2013, 24:00 Uhr MESZ, sogenannter Technical Record Date) bis einschließlich
25. Juli 2013 nicht vorgenommen werden.
Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können daher über ihre Aktien
auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiterhin frei verfügen. Maßgeblich für das Stimmrecht ist der im Aktienregister
eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem Anmeldeschlusstag
(18. Juli 2013, 24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft eingehen, können allerdings Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen Aktien
nicht ausüben, soweit sie sich nicht zur Ausübung von Stimmrechten oder sonstigen Teilnahmerechten bevollmächtigen lassen.
In diesen Fällen bleiben Teilnahme- und Stimmrechte bis zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär.
Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge
rechtzeitig zu stellen.
Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen sowie sonstige, Kreditinstituten nach § 135 Abs. 8 AktG oder nach § 135 Abs. 10
i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Personen oder Vereinigungen dürfen das Stimmrecht für Namensaktien, die ihnen nicht
gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Einzelheiten
zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.
2. Stimmrechtsvertretung – Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Im Aktienregister eingetragene Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht auch
durch Bevollmächtigte, wie z.B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist
eine fristgerechte Anmeldung gemäß oben stehenden Bestimmungen erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter Anmeldung können
bis zur Beendigung der Hauptversammlung Vollmachten erteilt werden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann
die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Soweit Vollmachten nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Abs. 8 und Abs. 10
i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Personen oder Vereinigungen erteilt werden, bedürfen ihre Erteilung, ihr Widerruf
und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann
gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten
erteilten Vollmacht kann dadurch geführt werden, dass dieser die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle
vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder auf elektronischem Weg (per
E-Mail) bietet die Gesellschaft die Anmeldeadresse an.
Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft
erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer
bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden
oder durch persönliches Erscheinen auf der Hauptversammlung erfolgen. Aus organisatorischen Gründen bitten wir unsere Aktionäre,
Vollmachten, Nachweise der Bevollmächtigung und den Widerruf von Vollmachten bis zum 24. Juli 2013, 24:00 Uhr MESZ (Eingang),
der Gesellschaft unter der Anmeldeadresse per Post, per Telefax oder per E-Mail zu übermitteln. Das schließt eine Erteilung
von Vollmachten sowie den Widerruf von Vollmachten nach diesem Zeitpunkt nicht aus.
Ein Formular für die Vollmachtserteilung ist in den Unterlagen enthalten, die den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen
mit der Eintrittskarte übermittelt werden. Es kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vita34group.de, Bereich
‘Hauptversammlung’ heruntergeladen werden und unter der Anmeldeadresse angefordert werden.
Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und andere in § 135 Abs. 8 und Abs. 10 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Personen
und Vereinigungen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen für die Form der Vollmacht vorgeben; die
Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über
Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter
in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind
in Textform unter Nutzung der oben beschriebenen Möglichkeiten an die Anmeldeadresse zu richten.
Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten
Weisungen aus. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen
Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten; dies gilt auch für in der Hauptversammlung gestellte Anträge von Aktionären (z.B.
Gegenanträge, Wahlvorschläge oder Verfahrensanträge), die nicht zuvor angekündigt worden sind.
Aktionäre, die sich rechtzeitig zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet haben, können noch bis zum 24. Juli 2013,
24:00 Uhr MESZ, den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Anmeldeadresse Vollmacht
erteilen (abgesehen von einer Vollmachts- und Weisungserteilung während der Hauptversammlung durch Verwendung des Formulars,
das in der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt wird). Gleiches gilt für die Änderung und den Widerruf erteilter Vollmachten
und Weisungen. Auch nach Erteilung einer Bevollmächtigung sind Aktionäre weiter berechtigt, an der Hauptversammlung persönlich
teilzunehmen, wobei in diesem Falle erteilte Vollmachten und Weisungen automatisch als widerrufen gelten.
Ein Vollmachts- und Weisungsvordruck sowie weitere Einzelheiten hierzu sind in den Unterlagen enthalten, welche zusammen mit
der Einladung übermittelt werden. Das Formular kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vita34group.de,
Bereich ‘Hauptversammlung’ heruntergeladen und unter der Anmeldeadresse angefordert werden.
3. Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihre Stimmen auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen durch
Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen eingetragenen Aktionäre berechtigt,
die sich rechtzeitig bis zum Anmeldeschlusstag (18. Juli 2013, 24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter der Anmeldeadresse
per Post, per Telefax oder per E-Mail angemeldet haben.
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt dann entweder schriftlich per Post oder im Wege elektronischer Kommunikation
per Telefax oder per E-Mail unter der Anmeldeadresse und muss spätestens bis zum 24. Juli 2013, 24:00 Uhr MESZ, bei der Gesellschaft
eingegangen sein.
Ein Formular zur Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vita34group.de,
Bereich ‘Hauptversammlung’ heruntergeladen werden.
Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere ihnen nach § 135 Abs. 8 und 10 i.V.m. § 125 Abs.
5 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.
Auch für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene
Aktienbestand maßgebend.
Abgegebene Briefwahlstimmen können bis zum 24. Juli 2013, 24:00 Uhr MESZ, schriftlich oder elektronisch unter der oben genannten
Anmeldeadresse der Gesellschaft geändert oder widerrufen werden. Auch nach einer Stimmabgabe per Briefwahl sind die Aktionäre
weiter berechtigt, an der Hauptversammlung persönlich oder durch einen Bevollmächtigten teilzunehmen, wobei in diesem Falle
abgegebene Briefwahlstimmen automatisch als widerrufen gelten.
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