Ekotechnika AGWalldorfKonzernabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.10.2022 bis zum 30.09.2023Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022/2023der Ekotechnika AG, WalldorfSehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre, das Geschäftsjahr 2022/2023 war für die Ekotechnika AG (nachfolgend auch als "Ekotechnika", "Gesellschaft" oder "Unternehmen" bezeichnet) wie auch das Vorjahr aufgrund der aktuellen geopolitischen Situation sehr herausfordernd. Der Russland-Ukraine Konflikt sowie die damit im Zusammenhang stehenden Sanktionen der Europäischen Union und vieler weiterer Länder gegen die Russische Föderation, die Gegenmaßnahmen der Russischen Föderation gegen diese Länder und die damit einhergehende dynamische Veränderung der politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in der Russischen Föderation hatten und haben massive Auswirkungen auf die Unternehmensgruppe. So ist im Jahr 2022/2023 ein deutlicher Rückgang der Verkäufe von Neumaschinen zu verzeichnen, was sich sowohl in deutlich niedrigeren Umsätzen als auch einem Ergebnisrückgang widerspiegelt. Das Ersatzteilgeschäft steuerte dagegen erstmals den größten Umsatzanteil bei. Auch die Währungseinflüsse prägten die Ergebnisse. Der Rückzug wichtiger westlicher Lieferanten vom russischen Markt stellt das Management wie auch im Vorjahr vor große Herausforderungen. Die Belieferung mit Ersatzteilen ist nach wie vor stark eingeschränkt. Das Beschaffungswesen wurde und wird weiterhin laufend angepasst, um den Kunden unter Beachtung sämtlicher jeweils geltender rechtlicher Restriktionen den bestmöglichen Service zu bieten. Das Management hat für den Umgang mit Compliance- und Sanktions-Fragen das Compliance-Management unter Hinzunahme von externen Experten laufend ausgebaut. Neben neuen Wegen für bereits im Programm befindliche Produkte, wurden komplett neue Anbieter identifiziert und Geschäftsbeziehungen mit diesen aufgebaut. Dank der intensiven und lösungsorientierten Arbeit des Managements und der Mitarbeiter des Unternehmens konnte der Rückgang der Kennzahlen im Rahmen gehalten werden. Auch die Finanzierungssituation der Gruppe konnte stabil aufgestellt werden; wenngleich der massive Zinsanstieg in Russland hier Spuren hinterlässt. Zusammenarbeit von Vorstand und AufsichtsratDer Aufsichtsrat der Ekotechnika AG hat den Vorstand im Geschäftsjahr 2022/2023 kontinuierlich überwacht und bei der Leitung des Unternehmens auch in diesem weiteren herausfordernden Krisenjahr regelmäßig beraten. Dabei konnte sich der Aufsichtsrat stets von der Recht-, Zweck- und Ordnungsmäßigkeit der Vorstandsarbeit überzeugen. Der Vorstand ist seinen Informationspflichten vollumgänglich nachgekommen und hat die Aufsichtsratsmitglieder regelmäßig, zeitnah und umfassend in schriftlicher und mündlicher Form, u.a. mittels monatlicher Managementberichte, über alle für die Gesellschaft und den Konzern relevanten Fragen der Strategie, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, der Risikoentwicklung und der Compliance unterrichtet. Dies beinhaltete auch unverzügliche Informationen über Abweichungen der tatsächlichen Entwicklung von früher berichteten Zielen, Abweichungen des Geschäftsverlaufs von der Planung und die Auswirkungen der geopolitischen Situation auf die kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensentwicklung. Die Einhaltung sämtlicher Compliance- und Sanktionsregeln durch das Unternehmen bildete hierbei einen Schwerpunkt. So wurde der Aufsichtsrat regelmäßig über den Ausbau des Compliance-Management Systems informiert. Das Risiko-Management, neue Lieferanten bzw. Marken sowie die Entwicklung von Lagerbeständen und Orderbank, Veränderungen der Marktsituation und weitere mit der dynamischen politisch-wirtschaftlichen Lage verbundene Themen waren weitere wichtige Handlungsfelder. Die Mitglieder des Aufsichtsrats hatten jeweils ausreichend Gelegenheit, sich mit den vorgelegten Berichten und Beschlussvorschlägen des Vorstands auseinanderzusetzen und eigene Anregungen einzubringen. Insbesondere hat der Aufsichtsrat alle für das Unternehmen bedeutsamen Geschäftsvorgänge auf Basis schriftlicher und mündlicher Vorstandsberichte intensiv erörtert und auf Plausibilität überprüft. Der Aufsichtsrat hat sich ausführlich mit der Risikosituation des Unternehmens, der Liquiditätsplanung und der Eigenkapitalsituation auseinandergesetzt. Zu einzelnen Geschäftsvorgängen hat der Aufsichtsrat seine Zustimmung erteilt, soweit dies nach Gesetz, Satzung oder Geschäftsordnung für den Vorstand erforderlich war. Die Mitglieder des Aufsichtsrats und insbesondere die Aufsichtsratsvorsitzende und ihr Stellvertreter standen auch zwischen den ordentlichen Sitzungen des Aufsichtsrats in einem engen und regelmäßigen Informations- und Gedankenaustausch untereinander sowie mit dem Vorstand und haben sich über wesentliche Entwicklungen der Gesellschaft fortlaufend informiert. Aufgrund der sehr dynamischen Entwicklung geschah dies deutlich häufiger, als in den Vorjahren. Anhaltspunkte für Interessenkonflikte von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenzulegen sind und über die die Hauptversammlung informiert werden soll, hat es nicht gegeben. Vorstand und Aufsichtsrat haben auch im Geschäftsjahr 2022/2023 sehr konstruktiv zusammengearbeitet und damit die Entwicklung der Ekotechnika AG trotz der schwierigen externen Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Russland-Ukraine-Konflikt gesichert. Sitzungen des AufsichtsratsIm Berichtsjahr fanden insgesamt sieben Sitzungen des Aufsichtsrates statt: drei Präsenzsitzungen, drei Sitzungen im Wege von Videokonferenzen und eine Sitzung in hybrider Form mit teilweiser Videozuschaltung einiger Teilnehmer. Ferner wurden zehn Beschlüsse gefasst: drei Beschlüsse im Rahmen der Aufsichtsratssitzungen, vier im Umlaufverfahren und drei gesonderte Beschlüsse im Wege einer Videokonferenz. Gegenstand unserer regelmäßigen Beratungen im Plenum waren jeweils die Gesamtentwicklung des Unternehmens vor dem Hintergrund der geopolitischen Lage sowie im Hinblick auf strategische Zielsetzungen, u.a. die Umsatz- und die Ergebnisentwicklung, die Finanz- und Ertragslage der Ekotechnika-Gruppe, die Einhaltung von Sanktionsanforderungen und weitere Liefermöglichkeiten/ Erhaltung der Lagerbestände. Zudem befassten wir uns anlassbezogen mit den wesentlichen Projekten sowie mit Risiken des Unternehmens in dieser Krisenzeit. An den Sitzungen haben jeweils sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats teilgenommen. Lediglich war Herr Bläsi in der Sitzung am 22. Dezember 2022 aufgrund eines unaufschiebbaren Termins entschuldigt, wurde aber über die Inhalte der Sitzung umgehend informiert. Die Aufsichtsratsarbeit war stets von einem offenen und konstruktiven Austausch geprägt. Herr Drechsler war an sämtlichen Aufsichtsratssitzungen zugegen (teilweise mit Zuschaltung per Video); Herr Dürr hat sich teilweise wegen unaufschiebbarer Termine bzw. Krankheit entschuldigt, wirkte aber sowohl bei der Vor- als auch bei der Nachbereitung der Sitzungen aktiv mit. Die erste Sitzung des Aufsichtsrates im Berichtsraum fand am 14. Oktober 2022 im Wege einer Videokonferenz statt. Es wurde eingehend über folgenden Themen gesprochen: Finanzwirtschaftliche Situation der Ekotechnika-Gruppe und Auswirkungen des Russland-Ukraine-Konflikts (u.a. Absprachen mit den Lieferanten für 2022/2023, Lagerbestände/ Orderbank, Ersatzteilgeschäft, Situation mit Personal infolge der Teilmobilmachung etc.); Marktumfeld und Managementzahlen zum 31.08.2022; Plan für das nächste Geschäftsjahr. Ein weiterer Schwerpunkt wurde auf die Berichterstattung über die Zusammenarbeit mit neuen chinesischen Anbietern gelegt. Einen Monat später am 17. November 2022 folgte die nächste Aufsichtsratssitzung, die ebenfalls im Wege einer Videokonferenz stattfand. Zusätzlich zum Update zu den oben genannten Themen wurden ausführlich der Stand der Konzernjahresabschlussprüfung, das Risiko Management, Compliance-Fragen, sowie Fragen der Zusammenarbeit mit der Ekosem-Agrar Gruppe und der Wegfall der D&O Versicherung besprochen. Am 22. Dezember 2022 hat sich der Aufsichtsrat zu einer Aufsichtsratssitzung in hybrider Form mit Videozuschaltung einiger Teilnehmer aus Russland eingefunden. Dabei unterrichtete der Vorstand den Aufsichtsrat erneut über die finanzwirtschaftliche Situation der Gruppe; ein weiteres breit diskutiertes Thema war die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen/Sanktionen. Die erste Präsenzsitzung des Aufsichtsrates im Geschäftsjahr war die Bilanzsitzung und gleichzeitig die erste Sitzung im Jahr 2023. Im Rahmen dieser Sitzung, die am 14.02.2023 in Friedrichsruhe durchgeführt wurde, hat der Aufsichtsrat in Anwesenheit der Konzernabschlussprüfer, der bestellten Klaiber GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, den Konzernabschluss 2021/2022 eingehend diskutiert. Daraufhin haben die Mitglieder des Aufsichtsrates den Konzernabschluss (IFRS) einschließlich des Konzern-Lageberichts der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2021/2022 gebilligt. Der Einzelabschluss (HGB) und der Abhängigkeitsbericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2021/2022 wurden dem Aufsichtsrat im Vorfeld vorgelegt. Die Aufsichtsratsmitglieder haben den vom Vorstand aufgestellten Einzelabschluss (HGB) für das Geschäftsjahr 2021/2022 geprüft und gebilligt; damit wurde dieser festgestellt. Ferner hat der Aufsichtsrat den Abhängigkeitsbericht geprüft und den Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021/2022 festgestellt. Darüber hinaus wurden die finanzwirtschaftliche Situation der Ekotechnika-Gruppe, alle Aspekte der aktuellen Geschäftsentwicklung und vorläufige Geschäftszahlen für das vierte Kalenderquartal 2022 besprochen. In gesonderten Beschlüssen wurden während der Sitzung (i) die variable Tantieme der Vorstände für das Geschäftsjahr 2021/2022 durch den Aufsichtsrat festgesetzt; (ii) die Planung und Vereinbarung der strategischen Unternehmensziele für das Geschäftsjahr 2022/2023 genehmigt und (iii) die Amtszeit von Herrn Stefan Dürr als Mitglied des Vorstands der Ekotechnika AG für die Dauer von weiteren vier Jahren ebenso wie der Anstellungsvertrag verlängert. Herr Stefan Dürr bleibt weiterhin Vorstandsvorsitzender der Gesellschaft. Zum Thema "Compliance: Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen/Sanktionen" wurde am 31. März 2023 eine gesonderte Aufsichtsratssitzung im Wege einer Videokonferenz durchgeführt. Dazu wurden ein externer Export-Berater und die gruppeninternen Export-Verantwortlichen eingeladen. Darüber hinaus hat der Vorstand dem Aufsichtsrat über die finanzwirtschaftliche Situation der Ekotechnika-Gruppe, die aktuelle Geschäftsentwicklung und die Geschäftszahlen für 5 Monate des Geschäftsjahres 2022/2023 berichtet. Im Rahmen dieser Sitzung wurden weitere drei gesonderte Beschlüsse verabschiedet, jeweils über die durch die regionale Expansion bedingte Eröffnung von Betriebsstätten in den Regionen Krasnodar, Voronezh und Volgograd. Weitere Beschlussfassungen im Umlaufverfahren am 05. Mai 2023 und am 17. Mai 2023 betrafen (i) die Eröffnung einer weiteren Betriebsstätte (Region Saratov) und (ii) die Zustimmung zur Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2023, einschließlich der Tagesordnung und der Beschlussvorschläge des Aufsichtsrats. Im Anschluss an die ordentliche Hauptversammlung 2023 am 19. Juni 2023 fand die nächste Präsenzsitzung des Aufsichtsrates statt. Die Tagesordnungspunkte dieser Sitzung waren erneut die finanzwirtschaftliche Situation der Ekotechnika-Gruppe; die aktuelle Geschäftsentwicklung, IFRS-Zahlen für 6 Monate und Geschäftszahlen für 7 Monate des Geschäftsjahres 2022/2023 sowie Informationen über neue Lieferanten und Compliance- und Risiko-Management-Fragen. Zusätzlich wurde über die angestrebte Änderung der Geschäftsordnung für den Vorstand im Hinblick auf die Gründung von operativen Einheiten gesprochen. Diese wurde nach entsprechender redaktioneller Umsetzung im Umlaufverfahren am 16. Juli 2023 beschlossen. Die letzte Aufsichtsratssitzung im Geschäftsjahr 2022/2023 fand als Präsenzsitzung am 3. September 2023 in Ilsenburg statt. Die wesentlichen Themen waren wiederum die finanzwirtschaftliche Situation der Ekotechnika Gruppe, die Unternehmensentwicklung und die IFRS-Zahlen und Geschäftszahlen für 10 Monate des Geschäftsjahres 2022/2023 sowie die vorläufige Planung und Strategie für das Geschäftsjahr 2023/2024. Darüber hinaus wurden erneut die jüngsten Entwicklungen in den Bereichen Risiko-Management und Compliance des Unternehmens, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von Sanktionen, besprochen. Am 27. September 2023 hat der Vorstand nach Abwägung umfangreicher Aspekte den Widerruf der Einbeziehung der Aktien (ISIN: DE000A161234) in den Primärmarkt der Börse Düsseldorf und die endgültige Notierungseinstellung beschlossen. Der Aufsichtsrat hat diesem Beschluss des Vorstands am gleichen Tag zugestimmt. Die Einbeziehung in den Primärmarkt der Börse Düsseldorf wurde somit zum 31. Oktober 2023 beendet; die anschließende Einbeziehung der Aktien in den allgemeinen Freiverkehr der Börse Düsseldorf endet voraussichtlich zum 30. April 2024. Der Grund für diese Entscheidung ist im Wesentlichen der anhaltende Konflikt in der Ukraine bzw. die hieraus resultierenden Auswirkungen auf den Konzern. Hinzu kommt, dass die börsen- und kapitalmarktrechtlichen Folgepflichten durch die Notierung mit einem erheblichen finanziellen und administrativen Aufwand verbunden sind und die Ekotechnika-Aktie an den Börsen kaum gehandelt wird. Diese Gründe haben den Vorstand dazu bewogen, die Einstellung des Börsenhandels der Gesellschaft zu beantragen und den Aufsichtsrat, diesem Beschluss zuzustimmen. Jahres- und KonzernabschlussprüfungDer Einzelabschluss (HGB) und der Konzernabschluss (IFRS) einschließlich des Konzern-Lageberichts für die Ekotechnika AG für das Geschäftsjahr 2022/2023 wurden von der als Abschlussprüfer bestellten Klaiber GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (nachfolgend auch als "Abschlussprüfer" bezeichnet), geprüft und jeweils mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk mit einem erläuternden Hinweis auf bestandsgefährdende Risiken testiert. Der Einzelabschluss (HGB) und der Konzernabschluss (IFRS) einschließlich des Konzern-Lageberichts für das Geschäftsjahr 2022/2023 sowie die jeweiligen Prüfungsberichte und Prüfungsunterlagen wurden allen Mitgliedern des Aufsichtsrats rechtzeitig vor der Sitzung des Aufsichtsrats am 14. März 2024 zugeleitet, so dass für diese ausreichend Gelegenheit zur Prüfung bestand. Der Aufsichtsrat hat die Abschlüsse für das Geschäftsjahr 2022/2023, den Konzern-Lagebericht und das Ergebnis der Prüfung am 14. März 2024 eingehend in Anwesenheit des Abschlussprüfers erörtert. Der Abschlussprüfer berichtete in der Sitzung über die Prüfungen insgesamt, über die einzelnen Prüfungsschwerpunkte sowie die wesentlichen Ergebnisse der Prüfungen. Der Abschlussprüfer beantwortete alle Fragen des Aufsichtsrats eingehend. Zudem erläuterte der Abschlussprüfer, dass keine Umstände vorlägen, die Anlass zur Besorgnis über seine Befangenheit gäben. Der Aufsichtsrat hat die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers zur Kenntnis genommen und die dem Aufsichtsrat nach Maßgabe von § 171 Abs. 1 AktG obliegende eigene Prüfung des Einzelabschlusses (HGB) und des Konzernabschlusses (IFRS) einschließlich des Konzern-Lageberichts der Ekotechnika AG für das Geschäftsjahr 2022/2023 vorgenommen. Nach dem abschließenden Ergebnis seiner eigenen Prüfung billigte der Aufsichtsrat am 14. März 2024 den vom Vorstand aufgestellten Einzelabschluss (HGB) der Ekotechnika AG. Damit ist dieser gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Ferner billigte der Aufsichtsrat den Konzernabschluss (IFRS) einschließlich des Konzern-Lageberichts der Ekotechnika AG. Dem Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns hat sich der Aufsichtsrat angeschlossen. AbhängigkeitsberichtDer Vorstand hat dem Aufsichtsrat den gemäß § 312 AktG aufgestellten Bericht über Beziehungen zu verbundenen Unternehmen (Abhängigkeitsbericht) vorgelegt. Der Aufsichtsrat hat den Abhängigkeitsbericht gemäß § 314 AktG geprüft. Der Aufsichtsrat erklärt, dass nach dem abschließenden Ergebnis seiner eigenen Prüfung des Abhängigkeitsberichts keine Einwendungen gegen den Abhängigkeitsbericht und die darin enthaltene Schlusserklärung des Vorstands über Beziehungen zu verbundenen Unternehmen zu erheben sind. Der Aufsichtsrat dankt allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Ekotechnika Gruppe und den Mitgliedern des Vorstands herzlich für ihre erbrachten Anstrengungen und Leistungen und ihr außerordentliches Engagement im herausfordernden Geschäftsjahr 2022/2023. Wir danken auch Ihnen, unseren Aktionärinnen und Aktionären, für Ihren Zuspruch und Ihr Vertrauen.
Walldorf, im März 2024 Für den Aufsichtsrat Olga Ohly, Vorsitzende des Aufsichtsrats |