HCI HAMMONIA SHIPPING AG
Hamburg
– ISIN DE000A0MPF55 -/- WKN A0MPF5 –
Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,
wir laden Sie zu der
am Donnerstag, dem 12. Juni 2014, um 11:00 Uhr
in den Räumen des Hafen-Klubs Hamburg, Bei den St. Pauli Landungsbrücken 3, 20359 Hamburg, stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
ein.
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1.
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der HCI HAMMONIA SHIPPING AG mit Lagebericht der Gesellschaft sowie des gebilligten
Konzernabschlusses mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2013 mit dem Bericht des Aufsichtsrats und dem erläuternden
Bericht des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 und Abs. 5, § 315 Abs. 4 HGB
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gemäß §§ 172, 173 AktG am 23.
April 2014 gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher
zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung der Hauptversammlung. Auch eine Beschlussfassung der Hauptversammlung
über die weiteren in Tagesordnungspunkt 1 genannten, der Hauptversammlung vorzulegenden Unterlagen ist gesetzlich nicht vorgesehen.
Die vorgenannten Unterlagen können in den Geschäftsräumen der HCI HAMMONIA SHIPPING AG, Burchardstraße 8, 20095 Hamburg, und
im Internet unter www.hci-hammonia-shipping.de eingesehen werden. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos
eine Abschrift der Unterlagen übersandt. Das Verlangen ist an die vorstehend genannte Adresse der Gesellschaft zu richten.
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2.
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Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2013
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2013 Entlastung
zu erteilen.
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3.
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Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2013
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2013 Entlastung
zu erteilen.
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4.
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Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2014
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die HANSA PARTNER GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer
für das Geschäftsjahr 2014 und zugleich zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts für das Geschäftsjahr
2014, wenn und soweit diese erfolgt, zu wählen.
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II.
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Weitere Angaben zur Einberufung
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1.
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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von 13.641.400 EUR ist im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung eingeteilt
in 136.414 nennwertlose, auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von jeweils 100
EUR. Jede Stückaktie gewährt 1 Stimme. Es bestehen keine unterschiedlichen Gattungen von Aktien. Die Gesellschaft hält im
Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.
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2.
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Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich
vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung nachweisen.
Der Nachweis muss sich auf den Beginn des
22. Mai 2014, 00.00 Uhr
(der Nachweisstichtag), beziehen. Als Nachweis reicht ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes
durch das depotführende Institut aus.
Die Anmeldung muss zusammen mit dem Nachweis spätestens bis
5. Juni 2014, 24.00 Uhr
bei der nachstehend genannten Anmeldestelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache eingehen.
Anmeldestelle:
HCI HAMMONIA SHIPPING AG
c/o AAA HV Management GmbH
Ettore-Bugatti-Str. 31
51149 Köln
Fax: + 49(0)2203 20229-11
E-Mail: HHX2014@aaa-hv.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär
nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Das bedeutet, dass Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag
erworben haben, nicht an der Hauptversammlung teilnehmen können. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis
erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie
die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien
und ist kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.
Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Teilnahme an der Hauptversammlung
übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig
eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes
werden in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen.
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3.
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Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, eine
Aktionärsvereinigung, die von der HCI HAMMONIA SHIPPING AG benannten Stimmrechtsvertreter, oder eine andere Person ihrer Wahl
ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigt
ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform
(§ 126b BGB). Für die Vollmachtserteilung kann das Vollmachtsformular verwendet werden, das den Aktionären zusammen mit der
Eintrittskarte übersandt wird. Darüber hinaus wird jedem Aktionär auf Verlangen ein Vollmachtsformular übermittelt.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht
an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post, per Fax oder per E-Mail kann die nachfolgend
genannte Adresse genutzt werden:
HCI HAMMONIA SHIPPING AG
Abteilung Investor Relations
Burchardstraße 8
20095 Hamburg
Fax: +49 (0)40 88 88 1-442106
E-Mail: ir@hci-hammonia-shipping.de
Die vorgenannte Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden
soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer
bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, ihnen gleichgestellten Instituten oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs.
5 AktG), Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber
Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können Besonderheiten gelten; die Vollmachtserklärung
ist in diesem Fall vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; eine solche Vollmachtserklärung muss vollständig sein und
darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen
Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Die HCI HAMMONIA SHIPPING AG bietet den Aktionären an, dass sie sich nach Maßgabe ihrer Weisungen auch durch Mitarbeiter der
Gesellschaft in der Hauptversammlung vertreten lassen können. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen
werden die Stimmen durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht vertreten. Die Stimmrechtsvertreter
sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Für die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Erteilung von Weisungen kann ebenfalls
das den Aktionären mit der Eintrittskarte übersandte Vollmachtsformular verwendet werden. Die Erteilung der Vollmacht, die
Erteilung von Weisungen und deren Änderung sowie der Widerruf der Vollmacht bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmachts-
und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft muss der Gesellschaft bis zum
11. Juni 2014, 18.00 Uhr
, schriftlich, per Fax oder per E-Mail unter der vorstehend in diesem Abschnitt II. 3. genannten Adresse zugehen.
Nähere Einzelheiten zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie zur Vollmachts- und Weisungserteilung erhalten die Aktionäre
zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt.
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4.
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Anträge, Wahlvorschläge, Auskunftsverlangen
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4.1
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Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 Euro erreichen,
das entspricht 5.000 Stückaktien, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB)
an den Vorstand der HCI HAMMONIA SHIPPING AG zu richten und muss der Gesellschaft bis spätestens zum
12. Mai 2014, 24.00 Uhr
unter nachfolgender Adresse zugegangen sein:
HCI HAMMONIA SHIPPING AG
Abteilung Investor Relations
Burchardstraße 8
20095 Hamburg
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung, also seit dem
12. März 2014, 24.00 Uhr
, Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden
– unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet,
bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden
außerdem unter der Internetadresse www.hci-hammonia-shipping.de bekannt gemacht.
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4.2
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Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und 127 AktG
Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden.
Zugänglich zu machende Gegenanträge zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sind schriftlich, per Telefax oder E-Mail ausschließlich
an die folgende Adresse zu richten:
HCI HAMMONIA SHIPPING AG
Abteilung Investor Relations
Burchardstraße 8
20095 Hamburg
Fax: +49 (0)40 88 88 1-442106
E-Mail: ir@hci-hammonia-shipping.de
Gegenanträge, die der Gesellschaft mit Begründung unter dieser Adresse bis zum
28. Mai 2014, 24.00 Uhr
, zugegangen sind, werden von der Gesellschaft einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen
Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse www.hci-hammonia-shipping.de zugänglich gemacht.
Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände
des § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, z. B. weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung
führen würde. Eine Begründung braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern gelten die vorstehenden
Regelungen entsprechend, jedoch braucht der Wahlvorschlag nicht begründet zu werden. Der Vorstand braucht den Wahlvorschlag
auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen
Aufsichtsratsmitglieds bzw. Prüfers und beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben
zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.
Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen.
Gegenanträge, auch solche, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung übersandt werden, können wirksam nur in der Hauptversammlung
selbst gestellt werden. Entsprechendes gilt für Wahlvorschläge. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung
Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen bzw. zu
unterbreiten, bleibt unberührt.
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4.3
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Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich
der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den
Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung
erforderlich ist und die Auskunft nicht aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen verweigert werden darf.
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4.4
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Weitere Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre
Weitere Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG finden sich unter
der Internetadresse www.hci-hammonia-shipping.de.
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5.
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Veröffentlichungen auf der Internetseite
Die Informationen gemäß § 124a AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.hci-hammonia-shipping.de zugänglich.
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Hamburg, im Mai 2014
HCI HAMMONIA SHIPPING AG
Der Vorstand
Dr. Karsten Liebing Jan Krutemeier
Anfahrt HAFEN-KLUB, HAMBURG
Von Süden kommend:
Über die A7: Nehmen Sie bitte die Abfahrt Othmarschen und fahren danach stadteinwärts Richtung Hafen.
Über die A1: Fahren Sie über die Elbbrücken und halten Sie sich bitte auf der Spur Richtung Innenstadt. Danach folgen Sie
bitte der Ausschilderung in den Hafen.
Von Norden kommend:
Über die A7: Nehmen Sie bitte die Abfahrt Othmarschen und fahren danach stadteinwärts Richtung Hafen.
Über die A1: Fädeln Sie sich bei der Ausfahrt ‘Hamburg’ Ost in A24 Richtung ‘Hamburg Jenfeld’ ein. Fahren Sie danach bitte
stadteinwärts Richtung Hafen.
Parkmöglichkeiten:
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Parkplätze direkt vor den Landungsbrücken oder hinter dem Alten Elbtunnel
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Parkhaus Überseebrücke/Hafen Tor
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Michel Tiefgarage
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Der Eingang zum Hafen-Klub befindet sich direkt zwischen den beiden Kuppeln der Landungsbrücken 4 und 5.
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